对电子档案和纸质档案长期并存的思考

中图分类号:G271文献标识码:A

一。纸质档案独特的传统价值

所谓纸质档案,就是以纸张为信息记录载体的档案,它具有独特的原始性。安全性。利用的直接性和凭证作用的价值。

1。原始性。档案具有原始性,这是档案和其论文网它文献的根本区别所在。档案的原始性是档案最主要的特点,纸质档案完美体现了档案这一本质特征。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性和纯洁性。

2。安全性。纸质档案相对于电子档案来说,其安全性更稳定。纸质档案形成后,原件中的内容和形成的特征不会发生变化,在保密方面纸质档案更容易保守秘密,只要看住档案不丢失。不传递便能做到,另外,纸质档案相对电子档案来说,如果保管妥善的话其保存时间更长。

3。利用的直接性。纸质档案一目了然,无需借助任何辅助手段,这种利用的直接性,使纸质档案和利用者之间没有任何障碍。

4。凭证作用。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保存的,存在唯一性使纸质档案的原始性容易被确定,这也是作为凭证作用的根本原因所在。

二。电子档案独有高新技术的价值

电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质(如磁带。磁盘。光盘)上的档案,作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视。电子档案独有信息的可变性。信息的共享性。信息的复用性。信息传递的快捷性等高新技术特点。

1。信息的可变性。电子档案相对于纸质档案而言,可以直接由计算机进行处理,省去了传统档案工作中的立卷。归档。分类等环节,使档案信息的处理快捷。方便,又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活,让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类。统计。汇总。打印或复制,将这些信息转换成自己需要的形式,而纸质档案在这些方面不具备这些优点。

2。信息的共享性。电子档案的可共享性,使得档案可能供所有需要它的人共享,这就打破了纸质档案利用传统方法实现信息共享的局限。

3。信息的复用性。对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹,一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示,或者有多少次被打印在纸上,都不会导致它的信息受到任何损失和破坏,正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害。

4。信息传递的快捷性。电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输,使异地快速利用电子档案内的信息。电子档案在现代信息传播技术条件下,利用极为方便,利用者不用到档案室来,在任何地方一台联网的计算机上,都可以利用档案馆的开放档案,这样大大提高了档案的利用率。

三。信息化时代实现电子档案与纸质档案长期并存科学性。合理性的有效措施

在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存,纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势,电子档案有检索速度快。存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存,并且同步发展和管理。

1。档案管理人需具备完整的档案管理知识

由于互?网发展迅猛,很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢,对电子档案的操作流程并不理解,这就要求对档案管理人员进行系统化的培训,使其具备完整的档案管理知识。

而档案管理人员自身必须更新自己的观念,接受电子档案,学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时,学习计算机应用的基础知识,并运用到日常档案管理工作之中。

2。电子档案全过程管理

由于电子档案非常依赖其设备和软件,因此要对电子档案做到全过程管理,也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成。归纳整理和保管应用等全过程发挥作用。档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记,实现办公和档案管理相结合,以便于日后电子档案的管理和利用。

3。同步归档

由于电子档案所具备的法律效力尚不明确,而且自身有一些缺陷,为了避免造成不可挽回的损失,对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如,大学毕业生的档案移交问题,因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用,所以在毕业时,人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档,不仅保证档案内容的完整和准确,还能使档案更为长久地保存。

同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的,更能扬长避短,避免出现不必要的损失。

4。建立联系

电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容,为了能够把两者配合使用,应当在两者之间建立相应的联系。

如果目前库存中有大量的纸质档案,而电子档案内容很少,那么在条件允许的情况下,可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换,制作成为电子档案,并把两者同时归档;如果只有电子档案,可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来,转换成为纸质档案,这样如果电子档案的设备不小心损坏,电子档案失去价值,还存有的纸质档案就可以发挥作用,挽回一些损失。

在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道,使得二者结合,实现方便快速的检索和有效的管理应用。

对电子档案和纸质档案长期并存的思考