浅析企业档案数字化建设的现状及对策

中图分类号:G271文献标识:A文章编号:1674-1145(2017)12-000-01

随着企业办公引入互联网,运用计算机参与企业档案工作也是当前要做的工作。目前企业档案的数字化建设存在着不足之处,下文将对企业档案数字化建设的认识论文网表述相关观点以及提出相关措施。

一。企业档案数字化建设的重要性

档案是企业重要信息的存储仓库,同时又是信息利用的源头,因此档案管理工作对企业具有举足轻重的作用。随着国民经济的发展,档案的管理和利用受到了越来越多的关注,并在企业单的发展中发挥着越来越重要的作用。做好档案数字化将给企业档案工作注入新的动力,提高档案管理和利用水平。有效提升档案管理工作的效率,激活蕴藏在档案中的信息能量,使档案信息能够在更大的范围内得到更充分的利用。随着当前档案信息的数量越来越庞大,企业工作人员信息。企业业务状况等信息需要被详细存储,纸质档案记录已经无法满足现代社会的要求。和过去纸质档案相比,数字化档案具有浏览方便。容量大。不占空间等优势。

二。企业档案数字化建设的现状与问题

(一)缺乏企业档案数字化建设标准化规范体系

当前企业档案数字化建设还存在着较多的不足。例如企业档案数字化管理体系没有统一的标准,当前信息数字化管理的模式较多,对信息的分类。整理等均未实现统一。此外,当前企业对档案数字化管理的工作人?T的择选没有一套标准的选拔标准,没有专业的操作档案数字化建设的工作人员,存在存储操作失误导致信息丢失的风险。

(二)缺少整体数字化建设流程的规划与设计

当前档案的数字化建设属于实践的初期阶段,并未形成系统的操作程序。在信息收集。整合。归类。存储等环节,各个企业间的操作方式存在差异。企业同一部门内的信息存储方式不同,影响企业内部工作人员的工作效率;就不同企业间的合作而言,信息的存储程序不同,在一定程度上阻碍信息的交流与共享,阻碍企业间的进一步合作与发展。

(三)企业档案数字化建设的关键技术不成熟

企业档案数字化建设的关键技术不够成熟。企业档案数字化管理的核心技术即存储信息的技术,广义上的数字化信息存储技术包括处理信息的全过程-----对获取信息的分类。信息整合以及信息的存储设备的择选。实现信息数字化管理是整个过程最核心的环节是信息的存储设备。当前企业还属于信息数字化建设道路上的初学者,信息存储设备还有较大的发展空间。

(四)数字化建设中的信息安全和保密技术问题

企业信息数字化建设面临的难题是对于存储信息的安全问题以及保密措施。保证信息的安全以及相关的保密措施是存储信息。实现信息数字化的重要环节。存储的信息的安全得不到保障,信息保密措施得不到完善,信息的泄露和丢失,不仅花费的存储信息的人力。物力资源浪费,还存在给企业造成经济损失的风险。因此,保证信息的安全问题以及信息的保密措施是当前企业需要重视的重要环节。

三。新时期企业档案数字化建设策略

(一)加强档案数字化的软。硬件设施建设

加强档案数字化建设的设备是加快企业信息数字化管理的重要途径之一。优化人力资源。物力资源的配置,为企业档案管理部提供必要的信息存储设备。根据信息管理部分的实际操作需要,为信息管理部门提供相应的工作电脑。复印机。扫描仪。互联网以及从事信息管理的专业人员,保障企业档案数字化建设顺利实现。此外,随着企业的需求以及电子设备的更新换代,企业管理者也应当注意为相关信息存储设备升级,提高信息存储部门的工作效率。

(二)加强电子文件的收集。积累和归档管理工作

随着电脑办公的普及,以电子文件形式为主的信息载体越来越多,电子文件成为了实现档案数字化管理需要重视的问题。注重电子文档类型信息的收集。积累和归档,是保证企业大部分信息能够实现存储。安全妥善保管的重要方式。此外,电子文档的收集。归档也值得企业信息管理部门的重视。电子文档具有占地面积小,随时可进行阅读的优势,重视电子文档类信息的存储是推动企业实现档案数字化管理的有力方式。

(三)建立和完善档案数据库

建立并逐渐完善企业信息档案数据库是推动企业实现信息数字化管理的重要环节。建立信息数据库,将信息集中存储,按照相关的类别对信息进行分类存储,能够方便信息的快速查找和使用,提供企业工作人员的工作效率。此外,构建信息数据库,大量信息的集中,对于推动企业信息实现系统化管理具有积极意义。信息数据库的建立使各项信息一目了然,能够帮助信息管理部门剔除无用。存在误差的信息,保证信息的准确率。

(四)加强培训,提高档案管理人员的素质

提高档案管理工作人员的工作素质是推动实现档案数字化建设的重要途径。信息管理部门的工作人员是信息的直接处理者,因此要求工作人员具有一定的工作素质。例如工作过程需要使用操作性复杂的设备或者工作程序繁杂等情况,均是对工作人员耐心以及仔细程度的考验,提高档案管理人员的工作素质是工作完成质量和效率的保障。

四。结语

当前企业档案数字化建设仍需要一段时间的发展和实践。档案数字化建设的实践历程较短,还存在着设备技术不够先进。存储的信息保密措施不够完善等不足之处,对此,企业在实践过程中要针对不足之处采取相应措施,对症下药。企业的档案数字化建设在未来一定会不断发展。成熟。

浅析企业档案数字化建设的现状及对策