电子档案的特征探究

一。快捷性。共享性。高密度性

在计算机环境中,文件的形式特征发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速。有效。多方位的组合,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过论文网计算机系统,一份档案可以同时在不同的地方被多人使用,突破了纸质档案在使用上的局限性,提高了档案的使用价值。

二。不稳定性及不安全性

由于电子档案内容与形式的独立性,它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性。真实性。完整性和安全性方面,都更难以保证。在档案的原始性方面,电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态,其生成时的状态与传输。接收中的状态并非完全一致,可以说既是原始的,又是复制的。在档案的真实性方面,电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中,稍有失误即会导致档案信息失实。此外,电子档案可被原样复制,甚至被篡改后可不留痕迹。

三。不可识别性和非直读性

纸质档案都是采用人可识读的记录符号,可直接辨认出,电子档案使用磁。光介质,只有借助计算机解码,才能转换成人可识读的记录。其收集。编制。传输等也必须依赖计算机的软。硬件级数据库与网络系统。在载体上的数字信息经过压缩编码。加密等处理会产生不兼容的问题,更增加了电子档案的非直读性。传统档案在纸上书写。修改,留有痕迹。电子档案在机器上可任意修改而表面不留痕迹,这样,传统写作中的草稿“。定稿“。正本“等就几乎不存在。电子化操作可提高档案处理的速度,但也可能破坏档案的真实性和可靠性,把原档案迁移到新的技术环境中还可能导致信息的丢失和变异。

四。对机器设备和标准的依赖性

计算机更新换代很快,一般只能隔代兼容。对需要长期归档保存的电子档案来说,对设备的依赖性更明显,甚至可能出现最新的设备读不出几十年前的数据情况。电子文件的运作。管理是建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求,均远远超过纸质档案的标准化体系。其制作生成。存储。信息压缩存储。传输。查找等都要有相应的标准,标准化是电子档案管理重要的基础工作。

五。物理结构。逻辑结构的复杂性

档案的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况,例如档案的正文。图形。批示。附件等各自在载体上的存储位置。档案的逻辑结构是指信息自身的结构,例如文件中的文字排列。章节构成。各页的先后顺序。插图。标号等。纸质文件信息的物理结构与逻辑结构是一致的。直观的。电子档案信息的物理结构和逻辑结构往往不一致,同一份电子档案中的正文。图形。批示。附件等可不在载体上连续存放,甚至可存放在不同的载体上,而不影响其正常显示输出。在电子文件归档时,如何保持其物理结构。逻辑结构完整是保证电子档案不被破坏的关键问题之一。

六。对元数据。背景信息的依赖性

元数据是指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式。编排结构,硬件和软件环境。文件处理软件,字处理和图形工具软件。字符等数据。背景信息指描述生成电子文件的职能活动。电子文件的作用。办理过程。结果。上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据必须附在文件信息中,否则将无法恢复电子档案的原貌。纸质文件在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理等各种手续,其生成和运作的背景会自然地记录在文件上,而电子档案的运作是在网络上进行1,操作者互不见面,体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方,如不特意提供或补充这些元数据或背景信息,就可能给电子档案的运作和归档带来问题。

七。载体的多样性和信息存储的高密度性

传统档案记录信息的载体是纸,变化的是纸张规格的大小。电子档案载体有磁盘。光盘等,其存储量大大高于过去的各种信息介质,特别是光盘,一张容量可达600MB-4000MB的DVD光盘,可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息。经过压缩处理后的信息,在存储时不仅可以节省大量存储空间,如果召开视频会议,在传输过程中还可减少网络传输的带宽占用。

八。信息于载体之间的可分离性

电子档案的存放位置不是固定的,可以变化,可以从一个载体转换到另一个载体,信息可以通过网络传给远方的一个或多个接收者,其内容却不发生任何变化。在处理保密信息时,还采取把电子档案分解后分别通过不同的途径传递,存放在不同地点的不同设备上,只是在需要时才临时把文件装配起来。这不仅造成电子档案于载体的分离,也使处于共享计算机网络资源的使用者不关心电子档案存储于哪台计算机。哪个载体以及什么位置。再则,电子档案的信息形态包括文字。图形。声音。影响等多媒体信息,要比纸质档案复杂得多,不同的载体适合存储不同种类媒体的信息,使同一份电子档案中的文。图。声。像在存储时产生载体分离现象,如果脱机保管,可能造成混乱,会直接影响其真实性。完整性和可靠性。

九。文档信息的共享性

传统档案由于受原件的约束,在同一时间只能有一个用户利用一卷档案,且要身到现场,但电子档案的利用可以人在异地,可以多人不受空间的限制,同时共享同一信息。可以利用协同软件共同写作“,即多个写作者在不同地点同时对同一份档案进行写作和编辑,共同完成档案的制作。在连接了局域网和上了因特网后,在办公室。家中也可利用档案信息。

电子档案的特征探究