科技档案管理系统运行问题的解决方案

一。前言

随着计算机的广泛普及,当前各单位积极使用计算机进行业务设计,在一定程度上也使用计算机开展科学活动。随着现代化建设进程的逐渐推?M,社会中科技建设项目越来越多,造成科技档案数量越来越多。种类越来越繁杂,传统使用的手工档案管理手论文网段无法满足社会需求,因而建立了管理系统,借助自动化。数字化。网络化的档案系统进行科技档案管理。本文结合当前该管理系统的应用现状,详细分析了该管理系统运行问题的解决方法,这有助于社会发展。

二。科技档案概述

科技档案是科学技术档案的简称,它主要是指在基本建设自然科学研究以及生产技术等活动中形成的证书。图表。图纸。声像资料。文字材料以及计算材料等。这些资料不仅是进行相关科学活动的有效记载,同时也是众多科学技术人员智慧的结晶以及劳动的成果,是开展有效经济建设的主要依据。任何一项技术的发展都离不开对原有科技活动的分析,只有全面地记录科技档案。有效地管理科技档案,才能使其为经济建设以及科技水平的发展提供有力支持。[1]从当前社会的发展情况来看,各科学技术研究部门工作量越来越大,且当前研究手段越来越多,研究结果所能够呈现出的形式也实现了多样化。此,要想更有效地保存和管理有价值的科技档案,相关单位就需要加强对科技档案管理工作的重视,建立完善的科技档案管理系统。

三。科技档案管理方式的发展历程

科技档案管理方式主要经历了三个发展历程:一是手工管理方式。这种方式是当前使用时间最长的一种科技档案管理方式,但是该种方式具有管理效率低。管理消耗成本大。不易检索与维护的缺点,它主要是通过借助科技档案管理人员的力量,在了解每一项档案的实际内容后,将档案进行分类,同时对档案的主题进行记录,并将档案进行有效的管理。[2]由于手工方式管理的档案为纸质版档案,不便于保存以及备份,特别是当档案出现丢失情况时,纸质版档案无法有效找回,因而管理效率相对较低。二是计算机中心管理。该种方式有效地结合计算机管理方式与手工管理方式,通常相关部门会将科技档案管理工作分配给专人,使其运用计算机进行档案的单机管理,因此该种管理方式也被称为信息孤岛式管理方式。虽然该种管理方式与手工管理方式相比,具有检索方便的优势,但是同时也具有安全性低。共享性差。管理效率低的缺点。三是分步自助式计算机档案管理方式。为了有效地弥补以上两种方式的不足,在科学技术水平不断提高的基础上,人们提出了分步自助式计算机档案管理方式,使用该种方式可以借助专门的档案管理软件,实现对科技档案的集中管理。它不仅拥有共享性强。安全性高的特点,同时还能够节省档案的管理时间,提高科技档案的管理效率。

四。科技档案管理系统运行问题的解决方案

(一)明确并满足社会对科技档案管理系统的需求

虽然当前在使用专业性强的科技档案管理软件后,与以往相比,管理效率得到了有效提高,档案安全性也得到了提高。但是在各科技部门工作量逐渐增加。科技活动越来越多的基础上,科技档案管理系统无法有力支持档案管理工作,因而需要加以改善。笔者在分析当前使用的科技档案管理系统后,建议要想使其能够得到更有效的利用,首先就要明确社会对科技档案管理系统的需求,并在此基础上找出满足社会需求的方法。

现阶段社会对档案管理系统的需求主要包括以下几方面:一是需要严格按照国家档案管理条例及相关规定进行分类,并对档案中所包含的数据进行有效的分析;二是科技档案数据需要提交给相关的技术质量处理部门,在其进行审核编排以后,才能将档案资料传至科技档案数据库,以完成档案数据的输入工作;三是在档案录入数据库完成归档前,科技档案管理系统需要明确该档案是否全面,保证科技档案的全面性,促使后期能够得到有效的利用;四是明确划分档案每一个级别的名称,提高后期检索的效率;五是完善数据统计功能,使档案文件数目。档案数据量大小以及档案使用频率可以得到体现;六是适合的科技档案交互界面,使其能够满足相关人员的使用需求。

(二)优化科技档案管理系统模块以及功能设计

在分析当前所使用的科技档案管理系统后,笔者建议需要优化科技档案管理系统中以下几个模块:一是基本模块,该模块主要负责档案浏览以及系统设置工作,在优化该模块时,需要全面分析当前其存在的程序化不足问题,从而明确档案管理人员以及用户在使用过程中拥有的权限,促使其可以为科技档案管理人员提供有力的管理支持,同时也为科技档案使用者提供有效的检测环境;二是科技档案归档模块,只有将档案进行有效的归档才能保证后期的使用效率,因此系统完善人员需要使用户能够在自身档案提交客户端上完成数据归档工作,促使科技档案归类更加准确;三是数据统计模块,该模块主要是档案管理部门使用,通过这个模块可以更加了解各档案的使用情况,从而做好科技档案的统计工作;四是借阅模块,保存档案的主要目的不仅是记录当时的科技活动,更是为后期工作提供有力的资料支持,因此需要完善当前借阅管理模块,使用户可以借助该系统完成档案借阅以及归还操作,同时也使档案管理人员借助该模块可以查看到借阅信息。在完善以上模块后,科技档案管理系统优化人员还需要结合每一个模块的功能做好其功能设计工作,促使该系统能够发挥出更大的作用。

(三)做好科技档案管理系统数据库的设计与维护工作

通过上文的分析,我们能够了解到当前所使用科技档案管理系统时,其存在的最严重问题为科技档案管理系统数据库不够完善,现阶段科技档案数量越来越多,相关技术人员在完善系统时需要强化对数据库的设计,一方面需要扩大当前所拥有的数据库,另一方面需要做好数据库的维护工作。在完成数据库设计与维护后,信息系统需要拥有更强的数据分析能力,促使数据库能够更有效地包含相关单位所提供的科技档案信息。除此以外,由于当前科技档案所存在的形式相对较多,因此为了保证科技档案管理系统能够更有效地打开所有形式的档案,并对其进行分析与数据处理,这就要求科技档案管理人员以及用户需要拥有浏览其他格式文件的软件。

建立完善的科技档案管理系统数据库,有助于档案管理系统更有效地运行,其能够为使用人员提供更有效地保管与查询服务。只有高效地做好档案管理统计工作,才能为科学技术的发展作出贡献。

五。结语

要想解决当前科技档案管理系统不完善之处,相关工作人员就需要全面了解社会对科技档案管理系统的需求,从而有针对性地完善科技档案管理系统。在完善系统的支持下,相关人员还需要优化系统规模以及系统内部所包含的功能,促使管理系统不仅能够更有效地做好科技档案归纳分类工作,同时也能够做好科技档案相关数据的分析工作,使的科技活动能够得到更真实数据的支持,保证科学技术可以实现健康长远的发展。

(作者单位为肇庆市科技中心)

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