综合档案馆实际需求面积测算方法研究

近两年,到一些省市出差调研,看到不少地方在建设新的档案馆。新建的档案馆,无论是其建设规模。还是其功能设计以及档案馆的外形构筑都给人耳目一新的感觉,有的甚至让人震撼。看到一些新档案馆投入使用后,档案工作者忙碌的身影和档案利用者满意的笑容交织在一起时论文网,真是切身体会到新一轮档案馆的建设,充分体现了党和国家对档案事业发展的重视,印证了档案事业发展又进入了一个新的历史阶段。

但是,在令人兴奋的同时,我们也看到了另一种现象:有的新档案馆在建成以后,大门口挂了几个牌子。细问才知,原来是档案馆房子多了,并没有多少档案存放,别的单位就先来借用“一下。有的新档案馆库房面积很大,因为档案不多,造成不少库房一时半会用不上而闲置在那里,但工作用房几乎到了一桌难求的地步。据说是因为购买社会化服务后,数字化人员。保安。保洁人员都要进驻,按照档案馆建设标准设计办公用房时显然没有考虑到这些变化,而库房因为特殊的设计很难调剂使用。有的新档案馆虽然规模很大,但前来利用档案的人并不多,而每年用于档案馆的运营维护成本却居高不下。这些现象的存在,从一个侧面提醒了我们:档案馆建设要合理。科学,既不能太大又不能太小,既要能够满足需求但又不能贪大求全。应当本着实事求是的原则,严格按照档案馆建设标准的规定进行科学测算。

我们知道,档案馆建设规模的大小,关键的一个指标是库房面积的大小。而库房面积的测算依据则是馆藏量。从这个角度可以说,馆藏量的多少,决定了档案馆的库房面积和其他用房的面积,从而决定了档案馆的建设规模。那么,档案馆的馆藏量如何测算才可以比较合理呢?笔者试图结合曾经的实践进行浅析。

一。档案馆实际需求面积测算方法中存在的问题

2009年10月,笔者有幸参加了国家档案局中西部地区县级国家综合档案馆建设项目“的审查汇总工作。在近3个月的工作中,过手的各类统计数据可用海量形容。汇总中发现,档案馆基本馆藏量测算是否准确,直接关系到档案馆建设规模的合理性和科学性。

中西部地区县级国家综合档案馆建设项目“,是为了贯彻落实中央领导同志关于加快中西部地区档案馆舍建设,增强档案馆库抗风险能力“的重要指示,国家发展改革委和国家档案局决定启动的一项非常重要的工作。国家发展改革委和国家档案局在有关通知中明确指出,中西部地区县级国家综合档案馆建设项目规划,由中央和中西部地区地方政府共同投入并组织实施。通过采取多级投入的方式,用几年时间,新建。改。扩建一批不符合档案馆建筑设计规范和档案馆建设标准的县级国家综合档案馆,充分发挥档案馆的档案安全保管基地。爱国主义教育基地。已公开现行文件利用中心和政府信息公开查阅场所。档案信息服务中心五位一体“功能,基本实现中西部地区县级国家综合档案馆设施完备。功能完善。馆藏丰富。利用便利的目标。

由于中央专项资金主要支持不符合档案馆建筑设计规范要求和未达到档案馆建设标准面积要求的县(市。区)档案馆,并且严格规定了:按照档案馆建设标准的规定,对现有建筑面积缺口大于20百分号(含)且具备基本建设条件的档案馆,列入新建范围;对现有建筑面积缺口小于20百分号的档案馆,列入改。扩建范围。“对于那些希望得到并且确实能够得到新建或扩建档案馆项目的单位来讲,准确测算档案馆实际需求面积显得格外的重要。而决定档案馆实际需求面积的关键数据是:现有馆藏档案资料数量。年均接收档案数量。到期未进馆档案数量。这些可以通过以下公式得到直观的反映:

县级档案馆30年内实际需求面积=现有馆藏数量+到期未接收进馆档案数量+(年均接收档案数量x30年)

在中西部地区县级国家综合档案馆情况调查表填报说明“中,特别指出,藏馆档案资料数量:指档案馆的基本馆藏数量,即本地区党政机关等形成的属归档范围的档案数量,具体范围按照国家档案局发布的各级国家档案馆收集档案范围的规定(国档发[1986]2号)界定。以件为保管单位的档案数量按每10件折合成一卷计算。年均接收档案数量:指本地区各立档单位形成的属档案馆接收范围的档案数量(只计算基本馆藏量)。到期未进馆档案数量:只计算基本馆藏量。“

但从我们汇总的中西部地区县级国家综合档案馆情况调查数据来看,恰恰是以上三个关键数据存在的问题较多,主要表现在馆藏档案资料数量不准确。年均接收档案数量悬殊过大。到期未进馆档案数量的测算缺乏详实可信的数据。而影响这些数据的主要原因很可能是对基本馆藏数量“的理解和测算产生了歧义。

二。基本馆藏数量的测算方法

一般来讲,要正确测算基本馆藏数量“,首先,一定要厘清基本馆藏数量“的范围界定。按照国家档案局的有关通知规定,馆藏档案资料数量。年均接收档案数量。到期未进馆档案数量都是指档案馆的基本馆藏数量。

按照2011年11月1日国家档案局令第9号各级各类档案馆收集档案范围的规定第二条的规定,各级综合档案馆依法接收本级下列组织机构的档案:1。中国党委员会及所属各部门;2。人民代表大会及其常设机构;3。人民政府及其所属各部门和单位;4。人民政协及其常设机构;5。人民法院。人民检察院;6。各民主党派机关;7。工会。共青团。妇联等人民团体;8。国有企业。事业单位。各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。“各级各类档案馆收集档案范围的规定第三条规定新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构。社会组织。著名人物的档案列入综合档案馆收集范围。本行政区内重大活动。重要事件形成的档案。涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围。经协商同意,综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织。集体和民营企事业单位。基层群众自治组织。家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案,也可以通过接受捐赠。购买等形式获取。“从上述规定中可以清楚地看到,对于一个国家综合档案馆来讲,其基本馆藏量并不是仅仅指本地区党政机关形成的档案,而是要贯彻科学发展。以人为本的理念,在档案行政管理部门的监督指导下,按照统一规划。分级管理的原则,依法开展档案收集工作,将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收集进馆。“[1]如果不能正确理解上述规定的具体内容,局限于传统的做法,则测算的数据可能会大大低于实际的档案数量。

在编制档案馆建设方案时,世界各地通行的做法是,以应保存的馆藏档案数量。档案馆的业务流程以及为公众提供服务等因素来确定建设标准。按照档案馆建设标准的条文说明,考虑国家档案馆是按照行政区划分级设置的情况,档案馆建设规模按行政区划分级,以应保存的馆藏档案数量为基本依据。应保存的馆藏档案数量是指现存档案。资料的数量和今后30年依照档案法的规定应进馆的档案。资料的数量之和。“

一般来说,现有馆藏量是一个定数,只要基本馆藏量范围界定清楚,统计准确不是一个难事。但是今后30年应当进馆的档案是一个变数,需要科学地进行测算。这里的关键是如何确定未来30年的年均进馆量。科学测算则需要按照统计学的一般要义进行。我们知道,统计学是研究如何对事物随机现象总体数量(包括人文与社会。自然等广泛的领域)进行搜集。加工。整理以及推断。分析。预测和决策的科学。在各类统计数据中,按数字尺度测量的观测值亦即数值型(metricdata)统计数据是进行变量测算中用的最多的一种数据。因为,数值型数据说明的是现象的数量特征,而且数值型数据可以采取计算方法得出。但在馆藏量统计方面,由于要预测今后30年的进馆量,所以在汇总相关数据的同时,一定还要进行相关的推断。分析和预测。否则数据差异就会很大。

三。30年应进馆的档案和资料数量的测算方法

那么,今后30年应进馆档案。资料的数量之和该如何测算呢?

从档案法的有关规定和档案事业发展变化的趋势看,各级国家档案馆随着两个体系建设“的不断深入,应进馆档案数量逐年增长已是一个不可回避的事实。所以,在测算今后30年应当进馆的档案数量时,应当综合考虑以下几种情况:

(一)稳定增加的数量

应分别选择几个列入本档案馆接收范围的。近年来职能变化不大和职能变化很大的立档单位近5年的档案进馆实际数量进行统计分析,计算出一个年平均进馆量和年平均增量。

(二)特殊增加的数量

应选择某个年度的已经被撤销或被合并的立档单位进行统计分析,计算出当年应接收的特殊档案数量(因为随着机构改革的深入推进,还会产生一些不可预测的特殊增量)。

(三)累计档案的年增量

应对过去因库房不足。或工作开展不到位等原因应进馆而长期未接收进馆的立档单位进行普遍的统计分析,要一并计算出多年递增档案的年均累计数量。

(四)新领域档案的年增量

应选择一些因国家各项事业发展导致档案工作领域拓宽而形成的新领域档案进行统计分析,计算出年增量。

对以上4个方面的数量在各自计算出平均值后应当进行相加,并将求得的和再除以4,就可以测算出今后30年中某一年的进馆档案数量。然后,再将这个平均数乘以30,就可以测算出今后30年可能要进馆的档案数量值。

用公式表示:

30后年将要进馆的档案数量=(年稳定增加的数量+年特殊增加的数量+累计档案的年增量+新领域档案的年增量)÷4x30

综上所述,科学进行档案馆馆藏量的测算,离不开统计,更离不开推断。分析和预测。当一个新的档案馆建设方案是在一个来源可靠。计算准确的数据之上编制的,相信建成以后,既不会过大,又不会过小;既能按照国家规定建设一个独立的档案馆建筑,又能够避免多单位混居“而产生一些安全隐患。有人说,细节决定成败!如果能够科学。准确地测算出档案馆的建筑面积,那一定也可以建设一个既能满足档案馆各项功能发挥要求又能符合国情。民情的档案馆。

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