论综合档案馆档案利用工作在信息资源管理环境下存在的问题

1。信息资源管理环境下综合档案馆定位影响

随着信息技术发展的突飞猛进,在数量上信息的收集与传播快速上涨,与日俱增,传统的信息管理模式受到了极大的冲击,因而随之信息管理便应运而生,新的信息资源管理理念对于传统的管理观论文网念及管理理论产生了深远的影响。

第一,信息资源管理理念对综合档案馆公共文化功能定位的影响。在信息资源管理理念影响下,综合档案馆应发挥好社会公共文化教育的功能。例如,近年来,有不少综合档案馆以纪念建国周年。建党周年。香港澳门回归等为主题,举办了大型展览活动。在这一定位下,综合档案馆以现代信息技术为手段,开展档案公共文化利用服务。例如:配备专职的咨询服务人员,建立开放阅览室,增设开放目录柜,努力把综合档案馆建设成为为社会公众开放的并具有时代特色和文化氛围的档案馆。

第二,信息资源管理理念对综合档案馆社会信息保障服务功能定位的影响。档案馆的社会信息保障服务功能指的是,档案馆还应加强对文件的收集和传播,加强档案馆之间档案信息资源的共享,实现信息资源的整体价值,发挥其在信息传递方面不可替代的巨大作用。在这一定位下,综合档案馆开展的业务服务,主要包括:档案整理。建档咨询等内容;在技术服务方面,主要包括:档案修裱。保护等内容;还开展了以拍摄档案专题片和历史文献等为主要内容的社会信息提供服务。笔者认为在信息资源管理环境下,综合档案馆的服务重点应该向社会大众转移,综合档案馆的发展方向应该是追求公益共享的价值取向。

2。信息资源管理下综合档案馆档案利用存在的问题

档案部门通过运用现代化信息技术来改变传统的管理模式,以达到更加便利地将档案信息资源转化为可被社会充分利用的资源。在信息资源管理环境下,综合档案馆档案利用服务工作存在的主要问题包括档案馆重藏轻用。主动服务意识薄弱。馆藏缺乏特色以及档案管理的技术手段落后等。

2。1主动服务意识不强

在综合档案馆的定位下,档案利用服务存在的主要问题包括:部分档案馆的内部组织管理,基本上是过去的封闭半封闭式的管理形式;保管利用部门只负责查阅档案。库房管理等各项工作,编制检索工具。专题资料等工作落实不到位。

档案利用工作的管理体制和服务模式,存在传统。封闭狭隘的自我发展观念,缺乏整体意识,这些问题使得档案工作效益不高。档案信息的利用效果不理想]。从目前的实际情况看,综合档案馆还未发挥遍及提供公共文化以及社会信息的功能。传统的纸质档案时代,馆藏情况严重限制了档案利用工作的范围,造成多数档案馆的档案利用工作往往围绕馆藏而展开。

笔者发现,有些档案馆的工作人员仍将自己定位成被动的保管员,缺乏主动开发利用服务的意识。究其原因,这与档案员长期以来形成的传统思想是分不开的,很多人只重视为政府等组织机构服务。

笔者通过对中国科档案馆的参观调研了解到,目前中国科档案馆还是传统形式的档案馆,对馆外人员的借阅档案。查询方面还是有一定的不便,需要开具介绍信;它主要是对系统内部人员的查阅,至今还不是对外开放式的提供利用服务模式。朝阳区档案馆档案利用服务的方式是一种纯手工的形式,借阅相关资料或是档案也同样需要出示证明。因此在信息化的社会环境下,如何使综合档案馆拥有多元化的档案信息资源,并能够对社会公众充分提供多样化的档案信息资源,这些问题需要我们给与思考。重视并予以解决。

2。2馆藏单一。缺乏特色且利用率低

调研发现,国内综合档案馆综合“二字名不副实,而且,综合档案馆没有有序整合共享性档案信息资源,档案馆仅限于为党政机关服务,多为政务档案,忽视了经济建设第一线的企事业单位,其它类别档案很少,与百姓物质。精神生活直接相关的档案内容也很少,档案馆利用服务没有建立起走人民大众路线的基础,难以反映社会整体发展的历史全貌]。

从档案载体方面来看,大多档案都是纸质形式,而反映社会生活的磁盘等载体的档案却很少。这些问题反映出目前综合档案馆馆藏内容缺乏特色,载体形式以及馆藏结构单一等情况。以文书档案为例,其难以表现出具有文化特征以及地方特色的形式。

2。3技术滞后。设施不全

综合档案馆在经济建设中,虽然其作用日益显著,然而在利用各种先进的现代信息技术设备进行馆藏资源建设。提供档案信息资源服务等方面是很落后的,而且档案管理的技术手段也很落后。这样限制了档案利用率的提高,并且难以满足在信息资源管理环境下档案信息的有效利用。例如:档案部门孤立单一,档案信息资源服务部门缺乏与其他组织的沟通与联系。

此外,利用电子计算机检索的服务系统存在不足,综合档案馆检索目录不健全,数字化档案目录的检索途径单一。从传统的档案信息检索来看,主要是将档案信息按照全宗。目录。案卷。文件四个层次组成检索结构,再进行手工查找。这种检索方式对检索者自身的专业素质要求较高,所以传统的查档工作大多都是由档案工作者根据用户的需求代为进行查找。

3。结束语

综上所述,信息资源管理理念包括了宏观。中观和微观的信息资源管理的三个层次。其中,宏观层面是指在立法和政策上转变以保存和管理为主导的指导原则,要为档案资源的充分开放和共享提供法律和政策的依据。中观层面就是加强网络建设,包括网络平台的建设和档案资源的共建共享。微观层面指综合档案馆在档案利用服务工作方面进行的各项建设;与传统的档案信息资源管理比较而言,它在指导思想上有了很大的突破,更具时代特征。

论综合档案馆档案利用工作在信息资源管理环境下存在的问题