浅谈新形势下企业办公室秘书的主要职业要求

中图分类号:C931。46文献标识码:A文章编号:1674-3520(2014)-08-00-01

在社会主义市场经济快速发展的推动作用下,企业办公室秘书的工作显得更加重要和必不可少,煤电企业的办公室秘书主要承担各种招待和接待工论文网作的安排。写材料以及单位的各种外出活动等等,因此,提高他们的综合素质对于实现煤电企业的正常运行具有十分重要的作用。办公室秘书的业务能力。政治思想。道德素质在一定程度上决定煤电企业能否顺利进行内部信息的有效沟通,对于参谋决策等活动还具有实际的辅助作用,因此,办公室秘书要不断提升自己的综合素质,促进企业的正常运行。[1]企业办公室秘书工作能力和综合素质的培养主要从提升职业道德。提升办公能力以及处理人际关系等三个方面入手,办公室秘书要能够从根本上认识到自身工作的特殊性,结合煤电企业发展的实际状况来发挥自身优势,实现企业的顺利发展。

一。办公室秘书的职业道德培养

所谓的职业道德就是保证办公室秘书能够实现规范办公的基础性要求,秘书所扮演的是企业领导的参谋人的角色,他们的工作作风会影响到各个阶层的领导在企业其他工作人员心目中的形象,所以,办公室秘书要达到以下几点标准要求。

(一)在日常办公过程中要坚持各种制度和相关要求,公道地处理公务。由于办公室秘书在工作过程中会接触到很多工作人员,但是不能把这种与领导接触的关系单纯地理解为主仆关系,严禁对上级领导阿谀奉承,对一般员工的种种诉求和要求视而不见。[2]在日常办公中一定要坚守公正性的原则,不要被各种物质或者利益蒙蔽双眼,把企业领导所布置的工作任务顺利完成。

(二)煤电企业的办公室秘书在工作过程中要养成任劳任怨和吃苦耐劳的品质,坚决服从企业领导的安排,在保证顺利完成工作的前提下不断发挥自身的创造力和积极性,提升自己的工作效率。

(三)企业办公室秘书要对企业内部的机密严格保守,他们在日常工作中会直接参与到各种机密文件的处理工作中,也正式由于这样的原因,一些煤电企业的竞争对象会把秘书当作自己的公关“对象,在日常工作中,办公室秘书要不断提高自身的职业警惕性,养成优良的道德素养,在一般性的场合不要随意谈及企业内部的机密,要根据谈话对象与公司的实际关系来确定各种谈话内容,避免由于自己的疏忽而给企业带来不必要的损失。

二。不断提升办公室秘书的办公能力

煤电企业办公室秘书的办公能力主要是指处理日常各项工作和问题的能力,这是保证办公人员提升工作效率的基础性能力,由于办公室秘书日常的工作纷繁复杂,因此,必须要对各种事务进行合理有序的安排,在提升各项工作效率的同时,保证工作质量的不断提高,所以,在日常工作中还要提升自身的工作能力。

首先办公室秘书要提高自我的语言表达能力,虽然目前的电子通讯工作在日常办公室工作中起到了一定的辅助作用,但是,很多工作在上传下达的过程中还需要秘书口头来完成,这就要求其学会科学的说话技巧,提升说话的语言艺术,确保言语表达的科学性和准确性,办公秘书还要不断提升言语表达的生动性,不产生词不达意的问题,在日常接待或者外出活动中充分发挥自身的语言优势,从而顺利完成各种工作。

办公室秘书还要提升自我写作能力,提供信息。撰写文稿。进行日常调查研究等工作都离不开良好的写作能力,所以,办公秘书要能够数量掌握各种公文的写作理论知识,提升自我写作能力,在日常工作中还要虚心向经验丰富的工作人员请教公文写作的相关经验,在日常工作中多多进行练习,保证文字语言组织的准确性与合理性,让日常公文逻辑顺畅。文章通顺。格式顺畅。言简意赅。[3]例如在对煤电企业文化进行宣传的过程中,要围绕企业安全生产。现场管理“等工作,通过报纸。网络。黑板报。电视。标语等形式进行宣传,保证取得良好的企业文化宣传效果。

最后,办公室秘书还要能够掌握熟练使用各种自动化办公设备的方法,目前,各种现代化的办公设备在提升工作人员工作效率的同时,也从根本上提升了日常办公的准确性和科学性,办公室秘书要能够紧跟时代发展步伐,掌握各种操作手段和操作方法,利用先进的数据处理技术和分析软件对企业的相关资料进行分析,从而实现日常办公效率的不断提升。

三。培养办公室秘书人际关系处理能力

办公室秘书与企业员工以及上层领导之间存在种种工作上的联系,所以,其人际关系处理能力会从根本上影响到其日常的工作效率和工作质量,良好的人际关系能够促进办公室秘书更好地完成日常工作。[4]所以,办公室秘书要能够与企业领导保持和谐融洽的工作关系,对于领导在日常工作中所出现的问题学会恰当提醒,切不可喧宾夺主,遇到与领导意见不同的状况时,可以选择合适的时机私下沟通,保证领导在日常工作中的主体地位。在与企业的普通员工进行沟通和交流时,要能够充分实现人人平等,不能凭借个人喜好就随意疏远或者过分亲近他人,要按照公正。公平。公开的原则来处理日常工作,从而顺利完成领导布置的各种办公室工作任务。

四。结语

煤电企业作为国名经济健康发展的基础性企业组成部分,办公室秘书的工作能力和综合素质对于企业的日常运行具有十分重要的影响。[5]因此,办公室秘书要要能够认识到自身工作的重要性,在日常工作中不断提升自己的专业素质和综合能力,养成吃苦耐劳。乐于奉献的精神,不断提升办公能力,用高标准和高要求来完成各项工作,为了能够实现煤电企业的长远发展,办公室秘书要在日常工作中处理好与企业领导和员工之间的关系,发挥桥梁和纽带作用,保证顺利完成各项指示,从而为煤电企业的健康发展奠定坚实的基础,给企业发展提供源源不断的动力和智力支持。

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