高校网络报销模式分析探究

近些年来,随着教育财政制度改革,国家对教育产业的投入保持持续增长(如下图)。2015年,教育经费总投入为36129。19亿元,比上年的32806。46亿元增长10。13百分号。国家财政性教育经费为29221。45亿元,比上年的26420。58亿元增长10。论文网60百分号,占GDP比例为4。26百分号,比上年的4。10百分号增长0。16百分号。[1]可以看出,国家对教育事业的投入不断加大且增长呈上升趋势,而随之,财务资金核算业务量也成倍增长。大幅增加的财务工作报销业务量,有限的人员编制数量,导致高校报销难的情况普遍存在。在传统的前台报销方式已无法满足目前高校的报销需求的情况下,网络报销模式应运而生。

网络报销,是Internet的信息化财务报销模式。在网络报销模式下,报销人员和审批人员可以在任何时间。从任何地点通过网络提交财务报销申请和进行业务审批。报销人员只需将纸质单据送达到报销大厅指定的位置,财务部门对所收集的原始凭证审核无误后,自动生成记账凭证,并可以通过网上银行进行支付。[2]网络报销模式作为一种信息化报销模式,将报销工作将逐步由传统的面对面式“报销向投递式“报销过渡,大大缓解了报销人员的排队现象,但在推行实施的过程中,也需要注意一些实际存在的问题。(见图1)

一。网络报销与现行传统前台报销工作相比的优势

(一)精简审批流程,提高财务报销工作效率

在传统报销流程中,教职工意见反应最大的就是各级领导的审批环节。目前大部分实行传统前台报销方式报销的高校,报销人员都需要事先将单据手工填好贴好,然后交由相关负责人及各级领导在单据上审批并需亲笔做出签字批示,最后再凭审批后的单据报销。而在审批的环节,就经常会遇到报销人员与审批人员时间地点不对称的情况。这大大增加了报销人员的时间成本,也是整个传统报销流程过程中急需改进的一环。但在网络报销模式下,这些情况就不再存在。审批人员通过网络报销系统对所上传的单据进行审批,审批实现电子化,不需要见面询问与亲笔签名,一切都是依靠互联网实现网上核实与电子签名来实现。

(二)避免现场报销业务数量大,减轻财务人员心理压力

财务人员工作压力过大已经成为不争的事实。这其中前台会计人员所面临的现场报销压力便是其中之一。会计人员身处重压之下会导致其评判能力下降。价值判断运用不当,将会对高校运行管理会产生不良的深远影响。网络报销情况下财务人员可以在安静的工作环境下专心审核单据,营造更好的财务工作氛围。

(三)增加部门协调性,财务信息及时传递反馈

在高校的整个管理体系当中,财务管理并不是一个独立存在,而是与教务。科研。资产。学生管理之间存在密切联系的一个有机整体。为了保证整个管理系统有效运行,信息的传递与反馈显得尤为重要。传统报销手段下,信息的传递与反馈,基本是依靠财务人员电子邮件网站宣传手段,这样的效果十分有限,效率不高。网络报销可以将这些部门全部参与进来实现财务信息的共享。各部门接入财务数据,每日结账后看到最新的数据。同时,当其他管理部门数据资料有变动时,财务管理部门也可立刻进行更新调整。

(四)节省报销人员等候时间,教职工报销自由度增加

传统前台报销工作中,报销人员要事先写好报销内容及单据,在报销大厅前台排队等候报销,有时遇到人多例如年底报销比较集中的时段,甚至要提早在上班前就到财务部门排队,对有科研任务及课时安排的教职工造成诸多不便,大大增加了教职人员的时间成本,极大的影响了科研人员的工作热情。网络报销的实施,使报销人员可以自主选择报销时间。报销地点来上传报销附件电子版及录入报销内容。教职员工可以利用自己的零散时间处理财务报销工作,更加合理的安排时间。

(五)加强预算管理控制力度,提升管理水平,做好支撑服务工作

在网络报销模式下,高校可以填通过软件对各项业务实现预算事中控制,设置控制条件,一旦异常弹出警告。例如在对劳务。交通费有限制要求的经费细目下建立预警机制,支出超出限额即停止报销。也可以随时对预算执行结果进行分析考核,并作出相应处理。将注意事项通过软件传递给相关部门。更加有利于支出的优化配置,进而对资金使用产生激励,约束和控制作用,提高财务管理水平。经费使用部门通过网络报销系?y,也可以更加透明直观查看经费使用进度,有效提高科各项支出进行约束,加强科研项目经费管理,提高资金使用效益。

二。网络报销在推行过程中应注意的问题

网络平台的网络报销方式具备诸多优势,无论是广大师生还是财务工作者都对其抱有极大的热情。但是,由于互联网具有开放性虚拟性及不稳定性,在网络报账推新实施的过程中仍存在一些不足之处,没有达到预期的使用目标。如何更好地优化网络报销流程,改进报销系统功能设计。创新财务服务手段是当前高校财务管理与服务工作改革需要探讨的课题之一。[3]

(一)做好高校全员报账流程及软件使用培训工作

实施网络报账后,办理报账工作由传统的每个部门的报账员变成了所有涉及报销工作的教职员工。很多教职员工又从未接触过财务工作,对报销流程单据黏贴单据的填写都不熟悉,这就需要对全体员工分步进行全面的网络报销培训。可以根据教职工的特点,分开方式进行培训。对于行政人员可以通过集中讲解并上机实操演示,将项目开支范围。资金用途。内容的填写规范等具体编写成网络报销使用说明,对于教师可以通过分发使用说明书及视频等方式进行宣传。(二)注意同教职工的沟通交流与反馈,提高报账效率

传统报账模式下,报账人员和会计人员可以进行面对面沟通,对报销单据真伪合理性合法性,经费使用范围,领导审批权限,手续是否齐备等问题可以直接交流,问题能够及时得到解决。但实行网络报销后,报账人员可以不用到现场办理,会计人员在审核单据过程中往往会有一些问题需要询问报账人员,这时只能采取电话沟通方式,解决意见分歧,避免影响报账效率。[4]

(三)做好原始单据传递保管工作,避免遗失风险

?笳巳嗽彼?提供的报销单后面的原始单据上承载着重要的经济信息,是款项支付的重要依据。网络报销原始单据的提供主要是通过投递方式,报账人员在网络系统完成信息录入后,将单据投放到投递点或统一由财务部门代收。在报账人员交出原始单据到会计人员编制记账凭证期间及会计人员退回的不合理不合法无法报销的单据,都需要财务部门切实做好对原始单据的收录登记及保管工作。

(四)网络报销的开展需要高校领导的高度关注

网络报销不单纯是技术问题,更是高校管理和创新问题。高校主要领导高度重视。直接决策。宣传推动和组织实施,对网络报销的推行发展至关重要。[5]领导在整个财务信息化实施过程中要一直密切关注,对网络报销制定相关管理规章制度,通过不断发展。不断适应。不断完善,优化软硬件,让财务部门服务水平进一步得到提升,更适应高校整体发展的需要。

(五)网络安全及风险防范问题

网络报销是通过互联网进行的,在财务部门的内网和互联网进行对接时,要保证网络畅通,避免掉线,同时由于互联网的开放性,网络报销系统很容易收到网络病毒的攻击。如果感染网络病毒,会计数据信息便有可能泄露,甚至利用网络的漏洞,对电脑用户进行实时的监控,盗取关键信息,从各个方面攻击会计信息安全。[6]这就要求不断更新系统以应对网络风险,定制财务部门专属的安全防范措施,有专人负责定期检查及数据备份。

三。结语

网络报销作为一种全新的报销模式,是对传统报销模式的一次变革,在根本上提高了财务部门的工作效率,极大程度上解决了报销排长龙的现象,同时也规避了支付风险,值得广大高校尝试及大力推广的。在实施过程中,由于涉及面广又是新生事物,更需要多部门人员的积极配合,对教职工队伍素质。信息技术水平。学校的管理文化都提出了新要求。高校应以此为契机,推进高校信息化建设,进一步积极构建构建校财务综合信息体系。

高校网络报销模式分析探究