由堵“到疏“看民办高校内部控制的基本点

[中图分类号]F234。3;G475[文献标识码]A[文章编号]1004-5937(2017)10-0123-04。

一。堵“与疏“的辩证关系

中国古代夏商周时期,黄河泛滥,鲧。禹父子二人分别受命于尧。舜二帝负责治水。论文网鲧逢洪筑坝,遇水建堤,采用堙“的雍堵办法,然九年水不息;禹大胆改用疏导和堰塞相结合的新办法,开九州,通九道,陂九泽,度九山“,历时十三年之久,终于有效治伏了洪水。从这个故事中可以看出鲧治水堵而成?,禹治水疏而太平“。

鲧采用堵“的治水办法相当于在管理工作中确定规则,遇到问题就制定制度来防范问题再次发生,但就像治水一样,问题会不断地出现,制度也永远制定不完;疏“的方法相当于制定原则。规则,引导问题在合理范围内有序地前进[1]。疏“应该作为管理的主要手段,在疏导的基础上,还要用堵“的办法来治理顽水,即不服从管理的地方要设立高压线“,违反了就要处罚,以控制机制的方向。流程和节奏。管理工作中要疏“堵“结合,疏“比堵“更重要。变堵“为疏“是一种哲学智慧,凡事皆有因果,堵的往往是事之果“,关键是要通过疏“来解决事之因“。

所谓内部控制,是指一个组织为了实现特定目的而在其内部采取的自我调整。约束。规划。评价和控制的一系列方法。手段与措施的总称。如果这些方法。手段与措施以堵“为出发点,往往会导致道高一尺魔高一丈“的现象;倘若在内部控制中辩证地利用堵“与疏“的关系,以疏“为先导,以堵“为保障,往往会实现端本澄源的效果。

二。西安欧亚内部控制的做法

(一)西安欧亚内控的发展历程

内部控制不是一蹴而就,是有阶段性的。创办于1995年的西安欧亚起步阶段在招生宣传上支出巨额费用,同时对校园硬件建设也进行了大量资金投入,以招生。校园扩建为管理核心。起步阶段的西安欧亚以求生存为主,处于出现问题再解决的状况,财务以预防现金流风险为主,财务管理的原则是能省则省。2001年开始,处于规范时期的西安欧亚从规模效益型建设向质量内涵型建设转变,学校不再进行大规模的招生,教育质量被提上议事日程。学校制定了一系列管理制度,重点体现的是授权批准内控。文件等级内控。财产保全内控等制度,主要停留在资金和实物控制阶段。2005年,受资金来源持续单一。人口红利逐渐消失。就业体制改革。高等教育发展方式调整等因素影响,民办高校被迫进入追求质量。内涵。特色的转型发展。2006年,处于转型时期的西安欧亚聘请专业咨询公司,梳理并形成了学校愿景。使命和核心价值观,制定了四四二“中长期发展战略,提出质量。经营。声望三大战略,组织建设与管理体制及信息化两大支撑的战略体系“。2011年,西安欧亚全面推行以授权为基本特征的内部管理体制改革,将人事。财务等核心权力下放。

2006年以前,西安欧亚内部控制主要体现的是堵“,控制而制定一系列规章制度,2006年以后,西安欧亚落实疏为先行,堵为保障,疏堵结合“的内控理念。梳理战略,明确目标,实施授权管控,学校对于二级及职能部门管理模式体现的是疏“到堵“的转变,下放管理权限给各部门更多的自控权利。作为内控实施的主体,财务部门内控的切入点不再是钱,而是事情,内控跟着事情走,钱一定也是跟着事情走,即深入进行业财融合,学校运营价值链的层面,对业务进行前期引导。合理规划,有效地发现并解决问题,即内控实施手段体现的是合理的疏“,必要的堵“。

(二)疏“的内部控制环境建设

1。明确内部权力运行机制

2011年西安欧亚完善内部治理结构,实现了分权制衡。依法治校。民主治校。具有外部性“的特点。强化董事会与校长办公会的分级目标管理职能,规范董事会领导下的校长负责制运行机制,明确校长和校长办公会的行政职能和运行规则。建立专家治学模式,在层面,实行董事会领导下的学术委员会对课程设置。专业规划。学术评价等重大学术事务进行集体决策的运行机制。这一系列的组织机构优化,使得学校在通往既定目标的道路上各部门之间责权利清晰明确,确保各司其职,相互促进。互为制约,为内控奠定良好的组织环境基础。

2。实施以授权为核心的二级治理模式

内部管理体制改革的本质是民办高校内部管理层级之间权力。责任。利益等资源的重新配置与制衡。2011年西安欧亚启动以授权为核心的内部管控模式,发布分院管控模式调整实施方案(草案),将人事。财务。业务管理等权力在学校和二级之间进行重新分配。现在,财务管理职能由过去的学校集中管控模式调整为以二级费用小包干“制为核心的授权管控模式;员工招聘需求。人员薪资待遇等人事管理主体职能均下放给二级实施自主管理。各二级在发展规划。专业规划。人力资源管理。业务驱动式预算管理。产学研合作等方面拥有了很大的自主权,极大地调动了二级工作的积极性和创造性。

3。推进大部制改革,构筑以服务为导向的新型行政职能系统

为了明确教学与招生。就业及其他职能模块的关系,西安欧亚将职能处室从条块分割的职能制转向全面协同的流程制,如将过去的评估建设办公室“和教学督导室“两个处室,整合为现在的教学质量评估中心“,使发现问题。解决问题。结果评估形成一个完整的闭环。突出以学习者为中心“的服务理念,把职能割裂的教务处原有的九个科室,整合为教研发展。教与学。教学运行和注册考试四大中心,使组织机构面向服务对象和工作流程来设置。职能处室角色定位由原来的管理者向服务支持者转变,中心业务职权逐步向二级下沉。(三)疏“的战略规划落地措施

西安欧亚将战略转变为战略关键绩效指标,通过扩张。提升,明确每个指标在特定时期内需要达到的目标,即确定年度战略目标及工作任务,年度终了,形成预算反馈及战略检讨,为后面年度战略任务及资源匹配提供参考和依据。西安欧亚战略分解如图1所示。

董事会根据学校战略目标,分解出学校层面高层管理团队及分管校长的年度绩效目标,并明确考核激励办法,绩效考核对于推进各二级及职能处室的年度任务完成有很好的促进作用。目前二级及职能处室采用波多里奇绩效指标体系,建立本部门绩效评估体系,推行目标管理。这种突出面向未来和持续提升教学质量的目标管理的实施,能确保二级及职能处室与学校统一目标,实现多方协同发展,避免出现板块“化管控模式所带来的弊端,见图2。

(四)堵“疏“结合的财务控制活动

伴随着学校授权的层层推进,在给予二级更大经费管理自主权的同时必须进行有效的财务管控,确保做到放而不乱“。对此西安欧亚在持续加大对二级管理层财务培训力度的同时,以全面预算为核心,通过业务与财务融合,与二级共同梳理业务规划。提炼关键业务。建立与之匹配的财务模型,设置相应业务。财务绩效考核指标,跟踪各计划执行全流程,进行分析。反馈,帮助二级不断进行战略规划的修正,最终确保二级战略与学校战略一致并有效落地。

1。完善全面预算管理

全面预算管理是西安欧亚实现战略目标的保障体系,是实施内部控制的有效工具,是整合人。财。物。信息的有效手段,在支持学校战略落地的过程中发挥着极其重要的作用。全面预算管理始终围绕学校战略目标,现实与未来的考量,学校将未来十年战略分解成三阶段,形成四四二战略“,在此基础上进一步将阶段性目标分解到每一年,确定年度目标及年度工作要点,二级及各职能处室根据学校年度工作要点确定本部门的年度工作计划,各部门员工根据本部门的年度工作计划确定个人工作计划,通过层层分解。层层疏通,逐步将战略分解到不同部门及个人。而对于预算的编制流程,是由做事的人或部门根据事项进行预算,然后采用逐级求证。上报审核流程,即部门领导与员工之间。上下级部门之间。部门与预算管理办公室及绩效管理委员会之间要进行反复沟通和论证,最终确定预算数据。在预算审核过程中,将预算审核权由预算委员会下放至主管校长;预算委员会只负责审定总体经费及进行预算争议处理,大大缩短了预算审核时间。预算内经费执行过程中,二级教学经费经其院长。财务处长签字即可执行。

为了确保教学投入,西安欧亚的预算编制按照教学与非教学分类确定。预算编制方法以零基预算为主,定额预算为辅,定额与零基预算相结合的方式。针对每年重复性固定费用的事项,如电话费。组织建设费。社团活动费等采取定额预算进行编制,其余事项采用建立在成本效益分析基础上的零基预算进行预算编制。编报顺序上采取教学部门优先编制,职能部门按照教学部门的需求再进行编制的顺序,在财务资源有限的情况下优先保障教学费用的投入。经费执行过程中增加按季度进行二级经费执行分析反馈环节,内控考核的主要依据就是预算的执行情况,一般情况下各部门的预算应该严格按照审批后的预算执行,这样就可以有效地控制资金使用情况。

2。推行刀刃计划“

做正确的事与正确做事,该投必须投,不该投的绝对不浪费,好钢使在刀刃上,不以堵“,即财务控制为导向,而是关注战略成本,通过疏“,即业务流程再造,实现费用结构优化,这就是欧亚刀刃计划“的核心思想。

以前的资源配置与工作计划不匹配,分属两张皮,二级为了钱而要钱,占用资源。实施刀刃计划“以来,西安欧亚引入财务模型进行资源分配的控制,如教学业务经费分配模型“。该模型引入非财务指标,能够较全面地对二级进行综合评价,以认同过去,激励未来“为原则,对历史做得好(预算管理能力强。计划与预算匹配度高。投入产出比高。绩效表现优)和战略匹配度高(办学方向对。有强烈意愿。有明确工作思路。工作计划细致。可操作性强)的重点投入,从而引导各二级更加关注自身业务发展规划与学校战略的匹配,关注目标达成与资源消耗的关系,使各二级或职能处室领导从要钱。花钱,转变为主动关注投入产出关系。通过该模型的应用,教学经费投入的结构更加符合学校战略的要求,经费使用效果较以前有了明显提升。

实施刀刃计划“的另一项关键要素是推行成本管理,西安欧亚与北京诺亚舟财务咨询有限公司合作,共同搭建适应欧亚战略规划的ABC成本分析体系。首先按照院系。专业。学制等来定义成本对象,在此基础上按照招生。教学。就业。后勤等大类再细分小类,随后确定各类作业所消耗的各项资源,包括工资。福利费。社保。公务费。业务费。折旧费。修缮费等。选择合理的成本动因,包括资源动因和作业动因,属于成本对象专属资源耗费,可以直接计入到各作业中心;其他带有公共性质的资源耗费,需要进行资源动因的分析后分配计入各作业中心。作业成本法将学校各项期间费用更为精确地分配到各个成本对象中,有利于查看各项资源消耗情况,可以更为详细地分析间接费用增减变动的原因;可以优化资源配置,找到成本增加及变动原因,让内控更加有效率。其次可以在作业单位之间形成榜样和竞争,让各业务单元自发主动地去进行内控,还可以让业务单元更关注资源使用效率,最终提升资源的使用效率。

3。展开业财融合的二级财务管理

西安欧亚在给予二级更大经费管理自主权的同时,有必要进行有效财务管控,为此财务部门推行财务专员制。财务专员除了承担财务处岗位的基本职责外,还需要和对接的二级领导及业务执行人员进行沟通访谈,熟悉各的业务内容,这样可以实现业财语言的趋同。在此基础上,推行业务与财务融合,协助二级实现对其业务规划的全面梳理和明晰。通过与二级共同梳理业务规划,提炼关键业务,建立与之匹配的财务模型,设置相应业务。财务绩效考核指标,跟踪二级计划执行全流程,进行分析。反馈,帮助二级不断进行战略规划的修正,最终确保二级战略与西安欧亚战略保持一致并有效落地。这样既实现了学校对二级财务管控的目的,又实现了向二级提供满足其需求的个性化财务服务,帮助其挖掘业务增长潜力,支持其业务的发展和目标的达成,最终实现学校与二级总体综合质量与效率提升的目标。

三。总结

在内控建设过程中,西安欧亚历经三到五年,梳理了其使命。愿景。核心价值观及四四二“中长期战略规划,确立质量。经营。声望“三大战略,深化战略内容,提出组织建设与管理体制及信息化“两大支撑的战略体系,为学校管理及内控明确了方向。学校完善内部治理?Y构,明确内部权力运行机制,推进大部制改革,构筑以服务为导向的新型行政职能系统,实施以授权为核心的二级治理模式,这一系列疏“的改革措施为内控奠定了良好的组织环境基础。为了有效地促进战略规划的落地,学校通过建立闭环的预算资源管控体系,最终将绩效。计划。预算在同一张表单中体现,实现三者的有效协同,确保学校与二级分院之间目标的一致性。为了鼓励二级的积极主动性,学校推行业财融合的二级的财务管理,协助二级提升财务管理的能力,最终通过刀刃计划“等成本控制措施,实现事项的有效控制。传统的财务控制主要体现的是堵“,是以给多少钱,办多少事“为逻辑,是单项事件的控制。西安欧亚财务控制的核心是疏“,是办多少事,给多少钱“的逻辑,体现的是围绕组织战略的业务,而非单纯财务的综合优化改进行为;不是挣钱“,是发展“;不是省钱“,是优化“,是以为组织带来效率的持续改进和效益的持续提升为出发点。

内控是实现目标的工具,不是束缚思想及行动的枷锁。从堵“到疏“内控观念的转变,是管理重心由职能管理向战略管理型的转变,是管理职能由管理控制向决策主持型与管理控制型相结合的转变,是管理对象由资金管理向资金与资源管理相结合的转变。

由堵“到疏“看民办高校内部控制的基本点