从财务角度初探高校存货管理机制

中图分类号:G647。5文献标志码:A文章编号:1001-862X(2017)01-0100-004

存货类资产是高等学校进行教学和科研实验的重要物资保证,目前高校很大比重的支出是购买存货。本文从高校存货管理现状入手分析了高校在存货配置。论文网存货使用和存货处置等环节中存在的问题,提出了存货管理缺乏对基础入库的动态管理,高校对存货的管理不够重视,在日常采购和使用存货的过程中,完全依?于课题负责人,学校管理部门没有建立存货验收机制等问题,导致存货采购存在浪费。流失。毁损。挪用甚至套取资金等风险。通过对高校存货管理业务流程的梳理和内控环节的设计,提出了健全存货管理组织体系。加强存货配置环节控制。加强存货使用环节控制。加强存货处置环节控制。加强存货管理信息化建设等建议,逐步研究制定存货的采购。验收。领用的闭环管理制度,规范存货进出管理,建立有效的存货管理机制。

一。高校存货管理现状和存在风险

(一)高校存货管理现状

当前高校的财务体系中普遍存在财务部门地位不高。会计工作不受重视等问题。财务部门主要作为高校教学。科研人员的服务部门,在行使会计职业判断和内控改革的进程中,阻碍重重。存货内控建设和实施是一项关系全局的综合性工作,是需要高校领导和相关部门的协同配合才可完成的系统工程。

根据高校的业务特点,存货是指在日常活动中发生的专用材料。办公用品。低值易耗品等货物。高校在实物资产管理中,对于仪器设备等固定资产有较为系统的管理部门和内控流程,但是对于耗材。办公用品等存货类资产并没有管理部门,均是项目负责人或部门负责人进行管理,缺乏存货配置。使用。处置。登记。清查盘点。评估等环节的管理和监督机制。

存货配置。存货使用和存货处置三个环节是存货管理中的重要环节。存货配置应严格按照预算标准配备,确保存货配置科学合理。优化资产结构,做到勤俭节约。从严控制;存货使用应落实使用保管责任,坚持谁使用谁负责的原则,应定期进行清查盘点,进行出入库登记;存货处置应按照公开。公正。公平的原则进行,经过资产管理部门会同技术部门审核鉴定后进行处置,不得自行擅自处置。目前,高校存货均未在这三个方面进行系统管理,导致存货管理存在浪费。流失。毁损。挪用甚至套取资金的风险。

(二)高校存货管理风险

1。存货采购风险。存货采购应严格按照采购计划和采购预算执行,在各部门的存货采购预算的范围内,可以进行科学合理的调整,调整时应有调整方案和调整审批。高校的资产管理部门一般均对固定资产的招标。政府采购等环节进行系统管理,对存货采购缺乏重视,在采购过程中,由于审批手续不全,采购方式。方法不当,规避合同。规避招标等现象均是采购风险点,给高校造成损失。

2。验收入库风险。存货应办理严格的验收和入库手续,按部门和类别进行分类管理,确保存货数量和质量均达到要求,对验收合格的存货应及时登记入库,存货库存信息确保准确。完整。高校目前没有一个部门负责存货的验收,采购后未对存货实物逐项核对,存在虚假采购和套取经费资金的风险。

3。保管监管风险。高校存货管理应专门设定仓储保管员的岗位,分工明确,进行专业保管知识的上岗培训和监督机制。目前高校没有专门保管存货的管理部门,存货均由部门负责人或采购老师本人负责保管,存在被盗。挪用。保管方法不当。监督不严密。仓储条件不达标。化学物品的安全监管不科学等风险。

4。领用登记风险。高校存货管理应严格按照相关规章制度进行领用,领用手续。审批流程。领用登记应确保准确。完整。目前高校存货缺失领用环节,采购后随意使用。缺乏监管,一方面会存在使用浪费的现象,另一方面,对数量金额大或危险化学品的领用,缺乏审批授权制度,会导致损失或安全隐患。

5。清查盘点风险。高校存货应定期进行盘点清查,建立存货清查制度,确保存货账实相符。目前高校并没有存货清查盘点的规章制度,存在盘点方式。方法不得当,存货盘盈。盘亏。变质。毁损等情况不能及时发现,存货账实不符等风险,容易造成责任无法追究,最终导致资产流失。

6。报废处置风险。高校存货应按照有关制度进行报废处置,不得自行擅自处置。高校目前一般只对固定资产进行报废处置,缺少存货报废处置环节,一方面,随意报废。报损容易造成处置收入流失,出现违法。违规处置行为;另一方面,随意处置危险化学品,可能造成安全隐患。

二。高校存货管理的业务流程和内控设计

针对高校存货管理的现状和各类风险,结合高校管理部门服务教学。科研的特点,存货管理需要设计出既能防控存货管理风险又具备可操作性的业务和内控流程,对于存货管理过程的关键点进行控制和监管,为建立存货管理机制和体系奠定基础。

(一)存货管理业务流程

存货管理的关键环节一般包括存货取得配置。存货维护使用。存货报废处置三个阶段,涉及存货预算。审批。验收。领用。登记。清查盘点等环节。高校存货管理应规范和设计系统的业务流程,在各个环节防控存货的风险点。

1。存货配置阶段。在存货配置阶段,高校应以存货预算为起点,各部门每年均应编制存货预算并按照预算进行采购,如在实际采购过程中确有调整预算的必要,可以在同一部门内部进行存货预算的微调。超过一定数量和金额的大额存货采购,应经过归口部门和相关业务部门的审批。存货采购分为自行采购。政府集中采购。政府分散采购三种类型,超过一定金额的货物应进行招标,确定采购单位后,签订采购合同。高校应专门设置存货仓库和存货仓储保管员,做好存货的验收入库工作,检查存货采购和审批手续是否完备。存货在领用时,需进行存货领用登记。高校可以按照经费类型的不同,制定适合高校自身特点的验收入库和领用登记的机制,例如,使用教育类经费采购存货可以由高校的归口部门专门管理,归口部门设立仓库。安排人员进行管理;使用科研经费采购存货可以由各个采购的或部门内部管理,或部门专门安排存货存储间,安排存货管理员进行管理。

2。存货使用阶段。领用和登记存货后,就进入了存货的使用阶段,高校在使用存货的过程中,应由专门负责的部门和人员定期进行存货清查盘点,及时通过定期统计存货实物和账面数据,确保账实相符,并以存货统计报表的形式,记录各或部门的存货采购情况,与其预算进行对照,实现存货在日常管理中保管安全完整和使用高效。

3。存货处置阶段。高校往往忽视了存货的处置环节。处置存货中的办公用品。耗材等低值易耗品是不现实的,但是高校存货中很大比例是专用材料费,专用材料往往具有金额大。专业性强。不易损耗的特点,高校应对这类不能继续使用或不合格的存货进行处置,通过转让。对外捐赠。报废。报损以及货币性资产损失核销等方式进行处置,使存货管理流程形成完整闭环。

(二)存货管理内控设计

根据存货管理各阶段的主要内容,结合内控规范的相关规定,分析高校存货管理内部控制环节主要包括存货管理组织控制。存货配置控制。存货使用控制。存货处置控制四个风险控制环节。如图1所示。

1。存货组织控制。存货组织控制包括部门管理控制。岗位责任控制。授权审批控制三个控制环节。高校设立专门存货归口管理部门,也可以区分经费在或部门内部设置存货管理办公室;合理设置存货管理岗位,明确存货管理岗位的职责分工。权限范围和审批权限,对关键岗位应建立责权分配。不相容岗位分离。定期轮岗。奖惩等关键岗位责任机制,确保高校存货管理机构设置和人员配备合理;对于金额较大。数量较多的存货采购,应进行相应的授权审批。

2。存货配置控制。存货配置控制包括存货预算控制。存货采购控制。存货验收控制。存货调剂控制。存货登记控制五个控制环节。高校通过预算控制,能够实现无预算不支出。超预算不支出,有效控制存货成本,规范财务预算管理;通过存货采购控制,能够实现采购环节的透明。合规合法,有效降低采购风险;通过存货验收控制,能够有效降低使用经费套取资金的风险,确保每一项存货均验收入库;通过存货调剂控制,将部门内部的存货预算在范围内灵活调整,能够保证管理不死板的同时,降低存货成本;通过存货登记控制,确保高校存货规范有序,存货实物和账面统计时有据可依。

3。存货使用控制。存货使用控制包括存货日常维护控制。存货清查盘点控制。存货统计数据控制三个控制环节。高校在使用存货的环节进行控制,定期进行存货清查盘点,及时统计存货实物和账面数据,确保账实相符,能够实现存货在日常管理中保管安全完整和使用高效。

4。存货处置控制。存货处置控制包括存货报废处置控制。存货出售转让控制。存货价值评估控制三个控制环节。通过对一些专用材料处置环节的控制,对处置的范围。标准。程序和审批权限合理划分,能够降低资产损失。

三。高校存货管理的机制建立和措施建议

(一)健全存货管理组织体系,建立归口管理。岗位责任。授权审批控制机制

高校设立专门存货归口管理部门,明确存货使用和保管责任人。明确存货管理岗位的职责分工,建立存货业务的不相容岗位和职务相互分离机制。高校存货管理的不相容岗位包括:存货预算编制与审批。存货请购与审批。存货采购与验收。存货处置与审批。存货取得与保管,高校不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。明确授权审批的方式。程序和控制措施,审批人应当在权限范围内进行审批,不得超越审批权限,经办人不得未经审批办理存货业务,应在职责范围内按照审批人的批准意见办理业务。

(二)加强存货配置环节控制,建立采购预算。取得验收。领用登记控制机制

高校资产管理部门或存货的归口部门应会同相关存货使用部门全面分析存货的质量。结构和分布情况,研究使用部门保证完成工作任务的前提下,使用存货的合理额度,根据分析结果提出的存货品目。数量。测算金额,经各部门负责人审核同意后报财务部门审核,从而编制合理。科学的存货预算。存货使用部门应依据预算,按照财务规章制度进行存货采购,采购后应由存货的归口部门。使用部门组织人员进行验收,确保存货数量。质量符合质量要求,验收合格后,使用单位应及时办理入库。编号。归类等手续,以确保存货有效识别和盘点。取得存货后应及时进行登记,使用信息化的手段建立存货资料库,对存货的名称。种类。所在地点。使用部门。责任人。数量。损耗等信息进行信息化登记,并进行定期或不定期的复核,保持对应关系,做到实时更新,便于统计。识别。查找,保证信息的真实和完整。

(三)加强存货使用环节控制,建立日常管理。盘点清查。统计报告控制机制

高校应定期开展存货的清查盘点工作,制定盘点方案,组建盘点小组,做到账账。账卡。账实相符,严防资产流失。同时财务部门或检查部门应对盘点的全过程进行监督检查,确保盘点的真实性。准确性。对盘点过程中发现的存货盘盈。盘亏。毁损。丢失等情况,盘点人员应及时查明原因,编制盘点报告。引入ERP等先进信息化管理模式,对存货配置。存货使用。存货处置各个环节进行信息化系统监控。留痕,并为编制统计报告,及时提供存货数据提供资料和依据,做到存货资产的实时动态管理。

(四)加强存货处置环节控制,建立不同处置方式的控制机制

高校在进行存货(低值易耗品除外)处置时,应由资产管理部门会同财务部门。存货使用部门进行鉴定审核,提出意见,按审批权限报送审批。对于使用期未满。非正常报废的存货资产,应由使用部门提出报废理由。估计清理费用和收回残值。预计出售价格等后,经高校组织技术鉴定,可进行报废清理,以免造成高校大量专用材料的浪费。

(五)加强存货管理信息化建设,建立存货信息管理平台

在存货管理各个环节的风险内部控制均离不开信息化系统,存货管理实现信息化,可以有效。及时。准确地收集。加工。存储。传递和提供信息,提高高校存货验收入库和保管登记的日常管理效率;可以提高不相容岗位分离控制的执行力和授权审批控制的效力;可以将预算系统与存货管理系统相链接,实现预算系统控制;可以定期将信息系统中的统计数据与实物进行清查盘点,及时从信息系统中出具统计报表。总之,信息化建设是存货管理的基础,也是进行存货管理机制建设的重要手段。

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