表处理软件是国外计算机辅助审计时最常用的工具之一,有关内容在贵刊已多有讨论。本文结合金蝶会计软件,利用数据接口将会计软件中的会计数据引入Excel系统中,然后再利用Excel软件就辅助检索记帐凭证和核对帐证数据是否一致这两个方面作点尝试。

一。利用Excel软件检索记帐凭证

正如大家所知,现代审计过程包括符合性测试和实质性测试,无论是在符合性测试阶段,还是在实质性测试阶段,都需要对记帐凭证进行抽样检查,特别是在实质性测试阶段,凭证抽样的原则之一就是重要性原则,即对重要的经济业务要重点检查。虽然我们也可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索,但是会计软件查询的一大缺点是无法对现有记帐凭证按发生金额大小进行排序,因此其重要性也就很难被排列出来了。然而如果我们将会计软件中的记帐凭证数据引入Excel系统,再利用Excel软件提供的排序和筛选功能,就能非常方便达到这一目的。具体操作如下:

第一步:点击凭证查询“后输入的查询条件为全部“,并将查询结果引入Excel系统(假设存放在凭证“工作簿的会计分录序时簿“工作表)中。启动Excel系统,打开会计分录序时簿“工作表,结果如图1所示。

第二步,点击原币金额“列的任一单元后,再点击由大到小的排序按钮,则得到所有凭证发生金额的排序情况,当然这并不是审计人员最终想要的结果,他们需要知道的是某一具体会计科目(如现金_人民币现金)发生额的排序情况。

第三步,点击数据“菜单下筛选“按钮,选择自动筛选“。

第四步,点击科目代码“旁的下拉箭头,选择自定义“功能,在弹出的窗口中输入会计科目等于10101“,确定后得到一张现金_人民币现金“按发生额由大到小进行排序结果,如图2所示。

如果想分别了解现金收入和现金支出的排序情况,只要将排序对象由原币金额“改为借方金额“或贷方金额“。

如果我们还想进一步对非末级会计科目的发生额排序,可以利用会计软件对帐簿的查询功能,先生成会计帐簿(如10201明细帐簿),然后引入Excel系统,选定贷方本位币金额“或借方本位币金额“,点击数据“下的排序“,按由大到小进行排序;由于这时的排序结果包含了各期本月合计数。本年累计数等重复数据,所以还必须对排序结果进行筛选;点击数据“菜单中的筛选“按钮,选择自动筛选“,再点击凭证字“旁的下拉箭头,选择自定义“,将凭证字“定义为非空白后即得所要结果,如下图所示。

二。利用Excel软件核对记帐凭证与科目余额的一致性

如果所有记帐凭证都是由审计单位或财政部门经过检测的会计软件进行正常记帐(即更新科目余额),那么记帐凭证与科目余额是肯定一致的,但是我们不能排除有人绕开会计软件,直接打开数据库修改科目余额,因此对电算化会计信息系统的审计,应当对现有系统中的记帐凭证与科目余额的一致性进行检查。现行的检查方法:

一是利用会计软件提供的帐簿与记帐凭证的联查功能抽样核对;

二是绕过计算机系统,直接通过人工抽样核对。虽然抽样审计是现代审计的一大特点,但是这也是审计成本的一种制约,如果我们能利用计算机工具实现部分审计工作自动化,借此在某一方面实现全面审核,显然要比抽样审核效果更好。

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