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应用文语言具有很强的程式性，就是指在文章写作过程中依赖于特定的模板、格式，而不随机应变、灵活的运用各种文体的特征。就像数学、物理公式一样，不能更改，只能遵从式子进行解答。应用文的这种式子，是在实际运用中渐渐约定俗成的，是所有参与者承认的。作为一种正常的现象，应用文往往会在写作过程中形成一套固定化的格式，经过多年的发展，应用文语言的这种程式慢慢固定下来，也会在网络上有许多现成模板。网络资源的丰富，信息获取的便捷，复制抄袭不可避免。在降低应用文写作难度的同时，也必定会让文章的质量下降。文字有误，用词不正确，语句不通顺，从而也就直接影响到了应用文语言的准确性。
（二）语言文字词汇乱用导致不准确
著名语言学家尤金•奈达说过：“社会语言学优先考虑的是言语而不是语言，是功能而不是结构，是语境而不是信息本身，是语言的得体性而不是语言的任意性。”4这里的得体性也是规范运用语言的一部分，只有切合情景做出明确价值评价或者推断，来规范使用语言，才能让应用文文字适应不断变化发展的外部环境。有了规范性，文化差异和语言差异下，应用文才能为处理相同事件的人们提供需要的帮助。
作为应用文创作的基础，规范性是文章表达必不可少的一个环节。也可以是，文学创作可以遵循作家的思想意识而改变创作的文体、格式、语言等。但是，应用文的创作则必须遵循必要的规范。长期以来，应日常生活需要自然形成了许多种文体，在不同的实际事务和交流场合不同的文体发挥的作用不同。应用文由于其特殊性，渐渐具有了一些规范性的语言标准，从而可以合理、明确地运用。有的位置固定，有的用法固定，还有特定运用的词句表达某种复杂的事物，这就极大地简化了人们的工作，言简意赅，增加文章的实用效果。
应用文写作中遇到的需要概况语言的情况，大多在于叙述说明的话需要表现简洁、真实、客观的事实，如何恰如其分地反映作者像表达的中心思想突显的是写作者的概括事物能力，表现在能不能把本质展现出来。比如一次比赛，对方一名选手由于比赛劳顿，在比赛时睡觉，新闻报道上却没有说明某某在比赛的时候睡觉的原因。虽然意思都是某选手比赛时睡觉，但是新闻报道却会让观众产生歧义，认为该选手看不起比赛对方队而睡觉。这样的概括明显是不准确的。
（三）用语使用不规范导致不准确
应用文的创作要符合一定的规范，但是，这并不意着应用文的格式等就应千篇一律，就应重复、雷同。相反，应用文在创作时也会要求尽可能的灵活、得体，要找到最适合的体裁格式。不规范的语言使用，如不符合程式、不符合对象背景、不符合感情色彩，都会导致应用文表达的不准确。
应用文在长期使用和实践中形成了一些固定语言和固定格式。实质为解决现实中具体问题的应用文语言，可能会有一些套话，如果不根据当时当地的具体措施和发生的事情来选择语言，就会出现一些太过规范而无法发生效用的后果。所以，根据应用文的特殊作用，一切从实际出发，灵活运用表达、修辞、句式、称谓等，把想表达的内容都经过客观实际的反映再拟写出来，这样的文章就更加规范合理，生动流畅。
应用文的语言要具有选择性，规划化的应用文语言在选择文章主题、风格、思想、观点的时候，会根据行文对象确定，而不是作者主观臆断。同时，由于应用文有诸多限制，就需要寻求语言多样性和得体性的完美协调。例如：问候的时候，有“你好、吃了吗、天气不错”等方式，应用文中同样表示发文者思想的“批、拟、准许，通知”等，选择合适的词语来配合行文会让语言更加连贯协调，这就需要我们在日常应用文语言运用中选择得体恰当的词进行表述。