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    【摘 要】会议是一种围绕特定目的和议题展开的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会活动。在现代管理中,利用开会的方式交流信息,进行安排、组织、协调、决策等工作,是一种不但必要的而且能够提高工作效率的好方式。但是,如果滥用或者操作不当,致使会议成灾,则必然会走向反面,降低工作效率。由此也可看出高效会议的重要性。本文将从会议的作用、当今会议效率低下的表现等方面进行分析,提出提高会议效率的策略。 37203
    【关键词】会议 会议作用 会议效率 策略 
    “会议,是一种在人类形成家族和社会之后就出现的重要的社会活动。同时,也是现代社会政治、经济、军事、文化、管理等方面的重要活动形式和手段。人们通过会议的方式经常交流信息、研究问题、作出决定、部署工作等等,从而不断推动社会的发展。”1当今社会,会议已经成为大小企业沟通管理的重要方式,一个企业或组织的高层领导有大部分的时间都花在会议上,而会议的效率又决定了会议的效果,甚至是执行的效果。 因此,如何提高会议效率,掌握开会的艺术,对企业来说是非常重要的。
    一、会议的作用 会议的类型是多种多样的,常见的会议类型有工作会议、代表会议、 学术会议、记者招待会、报告会、座谈会、国际会议等等,他们在人数、内容和层次上虽然有一些不同,但是其作用却有很多相似之处,即:
    (一)沟通信息。 现代社会是一个高度发达的信息社会,人们举行会议或者参加会议目的就是为了传递或者获取信息。因此,会议的最基本作用就是沟通信息。通过会议沟通信息有助于改进个人以及群众作出的决策;能够推动员工更加有效的工作;有助于领导者激励下属,提高士气。用会议这种形式来沟通信息具有直接、灵活和高效的特点。
    (二)发扬民主。通过会议来发有发扬民主也是现代会议的一项重要作用。首先,会议具有沟通上下的作用,它能够方便管理者了解民意,使管理者做出的决策更加符合实际情况以及民众的需求。另外,现代社会的集体领导原则也可以通过会议活动得以实现。现代社会中很多的领导机构,如“董事会”、 “理事会”、 “委员会”、 “执委会”等,广泛实行集体领导原则。而通过会议这种方式集体讨论、投票表决,按照少数服从多数的原则做出决定,就避免了个人权力的滥用。
    (三)科学决策。 俗话说“众人拾柴火焰高”,现代决策也越来越依赖集体的智慧,即使这个组织实行的是首长负责制,首长的决策也是先由各种“智囊机构”和“智囊人员”进行谋划、酝酿、论证,然后决断。现代社会的决策活动形式多种多样,但其中最主要的还是以会议活动的形式呈现,如通过调查会、 听证会、汇报会、咨询会、论证会、研讨会、决策会等形式,先收集情报、发现问题,然后分析问题、确定目标、制定方案、征询意见,最后做出决策。因此可以说,科学的决策是离不开会议活动的。
    (四)协调关系。 一个群体往往包含着各个部分,各个部分在为集体服务的同时也有自己的发展目标和方式,但是如果不能很好的协调每个部分的发展,往往会起到适得其反的效果。在这种情况下,会议就起到了他的作用。通过会议沟通协商,协调好各个部分的关系,明确各自的责任,就会使企业的发展更加顺利。
    (五)联络感情。 人与人之间通过交流才能使感情更加深厚,而人们通过会议在交流思想、互通情况的同时,也能够促进感情上的融合。对于一个组织来说,感情上的融合更有助于增强组织的凝聚力和形成组织的良好形象。
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