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(1)私藏阶段(1566一1935)：由范氏家族管理。天一阁始建于明代嘉靖四十年，于嘉靖四十五年竣工。范钦过世后，他的长子范大冲继承了天一阁，由此开始了范氏家族对天一阁的管理。20世纪30年代，地方政府开始参与到天一阁的管理中，总共延续了350年。
(2)社会公益共管阶段(1935一1949)：20世纪30年代，天一阁陷入了绝境，主要原因是私藏无可避免的弊端所致。藏书虽为范氏家族带来名气，但无法带来财富，再加上随着书籍数量的增多，管理经费是一笔不小的开支。范氏的后人渐渐不堪重负，开始推卸藏书责任并且不愿承担管理经费。到民国时期，民国学人对书籍的厚爱迎来了天一阁的新生。这个时候许多名人，如马涯民、冯贞群、朱鼎煦、杨菊庭等号召对天一阁进行了一次整修。他们将文庙中的尊经阁，依照原来的样子迁建到了天一阁内，并在天一阁的北面建造了“明州碑林”。他们的不懈努力，使天一阁得到了很好地发展，天一阁归入社会管理，在天一阁的发展历程中具有承前启后的巨大作用。
(3)公藏开放阶段(1949年一至今)：1949年6月9日，天一阁被宁波军事管制委员会文教部接管，天一阁开始进入公藏开放阶段。虽然天一阁被文教部接管，但是范氏子孙仍有些成为公职人员，继续承担着对天一阁的管理工作。在和政府的照顾下，天一阁得到了大量的资金资助，因此进行了多次大整修，同时又选拔优秀人才，成立了专门的保护机构。并且还曾数次邀请著名版本目录学家、文物鉴定专家，如赵万里、顾廷龙、谢国祯等到天一阁交流并进行指导，或者帮助鉴定，或者举办讲座，传授一些知识，使天一阁能够更加健康的发展。
二、天一阁管理制度
黄宗羲曾在《天一阁藏》中这样感叹到：“尝叹读书难， 藏书尤难， 藏之久而不散，则难之难矣。” 但是天一阁却将藏书保存的非常之好，这与天一阁所采取的严格的管理制度是分不开的。
首先，严密的防火措施。天一阁采取了严禁火种出现；利用风水理论；建造防火墙等措施。天一阁要求做到完全杜绝火源，因为藏书都是纸张，遇火将会一发不可收拾。虽然古代的藏书楼都注重防火，但是由于藏书楼本来就是木质结构的建筑，因而它不能够很好地防火，所以平时采取必要的预防措施显得尤为重要。骆兆平在《天一阁丛谈》中记载到：“明代著名学者钱谦益的‘绛云楼’，藏书特富，其中有宋刻孤本，但是由于藏书楼内住着家属，小孩闹玩，油灯倒地，引起大火。绛云一炬，缥缃签题荡为灰烬，使后人感叹不已。” 钱谦益的绛云楼由于遭遇火灾，藏书遭到巨大的损失，因此范钦非常注重防火，并采取一些行之有效的方法。在不允许带火进入天一阁的同时，还用水来克制火。范钦为何要将他的藏书楼命名为天一阁呢？其实这与防火有着密切的关系。《易经》中有这样的记载：“天一生水，地优尔成之”。范钦不但依据古书上“天一生水”的说法，取“以水制火”的意思，移“天一”二字名阁，而且还取“地优尔成水”的意思，来进行书楼的布局设计。 希望借此能够起到防火的作用。范钦在利用风水理论的同时，也积极在天一阁边上建造防火墙，使火种远离天一阁。
但是这些严密的防火措施并没有很好地被传承下去。建国前，范氏家族的后人因为社会地位的衰落以及经济的日益窘迫，防火力度开始减弱。1931年，郑振铎和赵万里拜访天一阁时，就曾看到天一阁楼下有人在烧火煮饭。这种情况直到1953年才有所改善，政府出资购入天一阁西面的房子，通过这种方法使灶间单列，这样就可以使火种远离天一阁，同时能够更好的管理用火。除了让火种远离天一阁以外，政府还在天一阁的屋顶上安装了避雷针；并且严禁在天一阁内安装电气设备；同时要求拜访天一阁的人都不允许吸烟，通过上述防火措施，使天一阁与火源隔离。同时政府也注意到了范钦“以水制火”的观念，在扩建整修的过程中贯彻了这种思想。不仅安装了自来水管及消防龙头，而且在东园的扩建工程中坚持以池水为中心。同时，天一阁现在能够健康的发展，还应该归功于天一阁的管理部门。是他们一直坚守在自己的岗位上，不论发生什么事情，都能及时的处理。