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    一 秘书人员语言沟通的几种表达形式

    秘书语言是秘书的工作语言,既有人类共同语言的一般特点,也有其自身的语体风格和行业特色。然而在秘书日常工作中,一部分秘书人员不善于使用秘书语言,缺乏自己的语言特色。如:公文写作辞藻华丽、语言不实;口语表达过于直率、不合身份;接待应酬过于随便、礼仪不周等等。 当然,秘书语言属于一般语言,是一般语言中的一个部分,也是一般语言的具体应用形式。秘书语言与一般语言沟通不尽相同,秘书语言是针对专业的领域、是具有行业工作特点的语言。 秘书作为一种特殊职业,其语言表达风格属于职业语言风格的范畴,它是由众多秘书个体语言表达中所表现出来的一种共同的东西。

      (一)平实无华、准确明白的风格

    平实无华、准确明白是秘书语言表达的基本风格。在语言运用上应当注意表达朴实、准确、通俗、自然,不使用艳丽浮华的语言以及冷僻难懂的语言。在句式选用上,口语句子都比较短,很少使用复句或多重复句,要注意表达时少用复杂句式或文言句式。在表达时,秘书口语表达以叙事说理为主,叙事要平铺直叙,说理要有条有理。比如,领导询问某项工作进展时,对他讲“这项工作目前进行到了……阶段,接下来的计划是……您看后面需要调整吗?”这样的语言能够使领导对于想知道的内容有清楚的了解和认识,保证双方的沟通是有效的。当然,平实无华准确明白并不是呆板单调更不是粗俗,毫无生机和趣的“大白话”、“大俗话”并不是秘书口语表达应有的风格。

      (二)鲜明生动、简洁精练的风格

    部门主管小周为给部门新进的十个员工培训忙的不可开交,秘书小李突然大呼小叫地跑过来,“领导,领导,不得了了!”“什么事?说清楚!”小周不耐烦道。“哦,刚才一个客户来电说在东城分店里买到了假货。我告诉他不可能,他一下子就炸了,非要领导接电话不可!”小周无可奈何道:“行了,我去接。”说完,放下手头的培训工作准备去接电话。小李忽然笑道:“领导,不用了,我已经把他搞定了!”小周气极把小李训了一顿。

    秘书是领导的下级之间的桥梁和纽带,当秘书收集到一些情况时,有责任向领导去报告和反映。但在语言表达时,要抓住要害,具体分析,能够条理清晰,层次分明,有头有尾,详略得当,不仅要让人听得清,还要让人乐意听。例文中的小李向领导反映情况无可厚非,但是有结果应先告知结果,避免领导不必要的误解和麻烦。秘书在向领导转达电话内容、报告情况、反应信息时,不多说、不乱说、避免拖泥带水。只有这样才能有效节省时间,提高秘书工作效率。

      (三)文雅得体、含蓄委婉的风格

    由于受时间、地点、场合、对象的限制,或者考虑到沟通对象的心态情绪、组织内部的团结等多种因素,秘书在口语表达时常常会遇到有问题不能直接问、有信息不能立即报、有情况不能明白讲、有事情不能迅速办等情况,在这种情况下,直言快语就会惹是非、留后患,这就需要秘书在语言沟通时使用文雅得体委婉含蓄的语言了。使用这样的语言,不仅能够表达出秘书对问题的基本态度,还可以使矛盾得到缓冲,维护对方自尊,沟通相互间的理解。比如秘书在对别人写的文字材料提出修改意见时,不是直接提出文稿有什么明显的毛病,哪儿需要修改,哪儿需要补充,等等,而是说“如果能……就更充实了”,“如果能再……就更精练了”。这种婉转的语句既能够表达出自己的主要意见和看法,又不刺伤对方的自尊心。

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