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在某种程度上，秘书行业与服务行业相类似，因此，在日常工作中秘书人员的音量应该尽量做到温和，切不可扯着嗓门同时也不可太过纤弱。秘书人员应该找到自己合适的音量，与人沟通时注意抑扬顿挫、有起有落。
（四）注意语调
语调能流露出一个人说话时的情感态度，反映出说话者的内心世界。当高兴、沮丧、诧异、怀疑……表现出的语调一定非同一般。语调也能反映出一个人的性格特征，比如，通过语调我们可以听出说话者是一个果敢坚决、自信、温和友善，还是优柔寡断、自卑、锋芒毕露的人。
同样，秘书说话时语调也能表露秘书的情感态度以及反映其个性特征。语调得体、节奏鲜明，会为秘书的说话增加靓丽的色彩。秘书要善于使用不同的语调恰当得体的传情达意。比如,对长辈、上司时，语调要平和、谦恭，给人以敬重感；对晚辈、下属要亲切、随和；对客人要和缓、有礼。
（五）注意语气
口头语言中应格外注意“语气”，很多人简单认为“语调”就是“语气”，其实不然，“语调”并不能涵盖“语气”。所谓语气，大致来说就是我们学过的陈述句、感叹句、反问句、疑问句。同样的一句话，用不同的语气表达出来，结果会很不一样。如果以语句所带的感情成分来细分，那就很多了，如愤怒、惊喜、赞叹、怀疑、崇拜、憎恨……
案例1[1]（P119）:
正确的错误
下午，所有秘书科人员都到会议室讨论为董事会准备的文件。首先讨论的是欧阳科长给姜总写的上半年公司总结报告。
“欧阳科长，我认为‘经济效益增加了三百多万美元’这种提法不正确。”秘书小石认真地发表意见。
“经济效益增加多少，这已是约定俗成的提法，现在中央电视台也经常这么播，我看没有什么不对。”科长显然不高兴了。