公文写作的终极目的就是让群众所接受。一篇集简洁性、准确性于一身的公文，语言若被进一步地提炼、文学化，且能充分展示写作者深厚的文学底蕴，那么，这样的公文势必为领导所倾心，亦为阅读者所接受。要想达到这种典雅精致之美，秘书人员就要注意提炼自己的语言，注意用语的规范，这样，美就会自然显现。

二、于行文规范中合乎礼仪行止

公文具有令行禁止、规范行为的作用，作为公务信息的载体，可以对外宣传方针政策、沟通交流工作立场、提供考究利用凭证。集工具性、法定性、政治性、政策性及领导权威和约束力为一体的公文，语言更适宜使用那种合乎行文规范的书面语言。同时，公务文书作为上传下达的工具，在行文过程要求各级机关公文往来时要遵守共同的制度和原则，这种需要秘书人员在办文时遵循的规则就是我们所说的行文规范。行文要在本部门的职权范围内、上级机关对下级机关发文时只能用函的形式、联合行文时要协商一致、请示时只能一篇文章写一件事情，主送机关只能有一个……这些虽然是公文写作中明确要求的条条框框，但是在我们日常行文时也可以看成是合情合理的规定。文献综述

比如在请示管理公民自费旅游的办法时，国家旅游局、公安部使用“如无不妥，批示转发”；在某市请求建立老年干部办公室的请示中，对于具体管理办法的提出使用了“意见”一词，意见就具有可推翻性，供参考性，没有必须强制执行的意思。而国务院对浙江省请示作批复时，文章内容简洁明了，意思明确，一目了然，没有请示中的商榷语气。在审批性批复中，上级单位多会使用“收悉”、“同意”等词语，如果请示中当真有不妥请求出现，那么作为上级机关可以直截了当地提出反对，并且要求下级单位不得采取请示的措施办法等，这彰显了上级单位的权威性和强制力。中国素来是礼仪之邦，合乎礼仪的行文是表现在多个方面的，下级请示时，要语言客气，用词礼貌，态度诚恳，叙事全面具体。且文中不能使用 “必须”、“一定”等有命令意思的语句。批复是下行文，所以在语言的使用上就具有一定的身份象征，它是上级的指示和批准，不会出现类似商量的模糊语句。

秘书在写作公文时，应注意使用合乎礼仪要求的词语。对上级谦卑恭敬，对下级简洁庄重，对平行机关尊重平等，那么公文就不会显得没有温度，只是一张纸，读到用语礼貌，讲究礼仪的公文会使人心情舒畅，感受到办文者较高的素质修养。

三、于例行公事中灌注真挚情感

公文是政机关开展工作的重要载体，适用于公共事务的处理，它在公务活动中进行交流、传递信息，例行公事、冷峻无情似乎成了公文的代名词。于是，在有些人眼里，歌功颂德、长篇累牍、按部就班、一成不变、毫无二致，是公文的“经典”概括。如何破解公文行文上的桎梏？在例行公事、冷峻无情的字里行间，灌注关切、真挚的情感，使读者不但明理，更觉走心。来*自~优|尔^论:文+网www.youerw.com +QQ752018766*

比如在前国务院温家宝的讲话就频频流露真挚情感，让人听后如沐春风。在《温家宝谈对人民感情：敢于面对人民 面对历史》讲话中强调“政府需要人民的信任、支持以及帮助”、“我们应该秉承‘苟利国家生死以，岂因祸福避趋之’的信念，为国家服务整整45年，我为国家、人民倾注了我全部的热情、心血和精力，没有谋过私利。我敢于面对人民、面对历史。知我罪我，其惟春秋” [3]。温家宝引经据典，表明了自己愿意为人民“鞠躬尽瘁、死而后已”的态度，将为国家为百姓兢兢业业辛苦付出的真挚情感表现的淋漓尽致。而在《努力成为一个对国家和人民有用的人》中，温家宝说“我是爱南开的，过去如此，现在依旧，而且愈发强烈。”[4]一个大国柔软的内心世界在字里行间蕴藏的深情中向我们展现，温家宝本来就温文尔雅的形象在人们心目中就又增添了一份质朴。温家宝的话语就像一缕清风，在学校给学弟学妹树立不断进取的学习榜样，催人奋进；在全社会让老百姓为咱们有这样好的一位而感到踏实和自豪。又例如在江苏省发布通报批评公务员私用公车后，相关管理部门就发文回应，标题中用了“反思”一词，而且文中多次出现“杜绝”、“严禁”等字样，语言急切，让读者感受到虽然公共财产被私人盗用这种情况在社会上已经形成一种比较恶劣的影响，但是权力机关并不包庇、不放纵，而是积极主动的反思并寻找解决办法，这样就让老百姓感受到政府真正是以人民的利益为出发点，时刻为人民着想。