从秘书专业知识结构来看，传统秘书工作仅仅拥有处理文书、下达通知的职能，主要是等待上级的指令，同时配合周围工作要求，完成相应的任务，做事死板，灵活性差，创新能力低，就好像几年前人们使用的按键手机，只能发短信、打电话，智能性较低。技能性方面的专业知识这并不能满足当今企业发展的需要。在政治、经济高速发展的当代，基础知识、涉外法规知识、财会与现代秘书处在一个崭新的信息时代，这些都要求秘书的职业素养必须要有所提高。“从秘书的知识结构来看,必须具备三个层次:一是基础知识。包括文化理论知识、法律常识；二是专业知识。包括秘书专业知识、企业行政知识；三是辅助知识。包括人际交往知识、资源管理知识等。”[2](P119)特别是我国加入WTO后，传统技能型秘书人员不能满足当今企业发展的需要。因此，作为一名秘书从业人员，要想占据优势地位，必须要使自身工作方式更加“智能型”，新型秘书人才不仅要具备一般秘书所需要的的专业理论知识, 比如撰写公文、下发通知等，还要协助处理各项事务 ,参与生产、经营、管理等相关的经济活动。秘书还必须要掌握以下知识：一是对外贸易知识。了解对外贸易制度，包括汇率、租赁、仲裁、风险等知识；二是涉外法律法规。包括国内的涉外法规和国际法规，只有了解熟悉对外贸易的法律法规，才能在交易的过程中为领导者提供一些合理的建议，协助领导者完成各项交易内容；三是财会与商务知识。当代企业的发展是文理结合的，既需要主观性的思维能力，秘书充分发挥自身的主观能动性来为企业筹谋划策，也需要理性的思维，通过客观的事实来反映客观真相。因此，努力学习财会与商务知识，能够协助领导审核财务信息，分析经济发展趋势，帮助领导者抓住机遇，适应经济发展形势。由此可以看出，秘书工作的知识结构越来越完善，除相关技能型知识外，还需要掌握其他相关的企业知识，这样培养出的秘书，他的工作内容会更加智能化，能为领导者提供智能性的建议。

从秘书传达信息的角度来看，秘书人员作为辅助者，他们需要收集大量有效信息帮助领导决策，同时将领导的决定及时、准确地反馈给下属部门，以此促进工作的有序开展。传统的秘书在总结信息、传达意见、收集回馈意见等方面，渠道比较单一，主要采用纸质的载体手动记录信息，广播的方式传达信息，这不仅费时还费力。现在，我国已全面进入网络办公时代，大部分企业会利用不同的网络媒介，如QQ、微信，他们以“讨论组”或“群”的形式集中发布信息，这不仅提高了信息传达的速度，还可以以电子文档的方式保存文件，让文件有安全保障。可以想象，网络化办公将在未来秘书工作中占有重要位置。秘书工作正逐渐朝着智能型工作方向发展，这也是秘书工作的必然趋势。文献综述

（二）从事务性向信息化转变

21世纪的社会，知识、信息不断更新流转，贯穿于各个企业活动中。一般性的秘书工作如写公文，记会议摘要、下发通知等已经不能满足企业的需求，而以信息为载体，把信息工作作为协调、催办、督办的方式和基础，将收集到的各种信息进行汇总、加工、分析、提炼的工作方式才适应如今快速发展的经济活动的需要，有利于降低领导决策风险。

秘书信息服务能力的内容：

1。获取信息能力。秘书要时刻关注国内外信息，善于收集有利于本企业发展的信息 ,既要充分利用企业内部的信息网络,还要建立常规的对外信息渠道,以收集外部信息。