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加强住院收费处财务票据管理的内部控制策略
收费票据是医院用来确认收入明细的原始凭证,具有法定效应,详细记录了医院每笔收支的情况,而医院的现金收入大概有70百分号以上是从住院收费处得来的,随着医院规模的不断扩大,医院的资金管理风险也在不断加大,为了确保医院资金的安全性,统一并规范住院论文网收费处的票据管理工作。加强内部控制显得极其重要。
一。如何加强住院收费处的财务票据管理
(一)完善医院票据管理体系
为了进一步加强医院收费票据的管理力度,我院根据财政部及卫生部门的相关规定,并
结合内部控制制度,建立了一套符合医院实际情况的收费票据管理体系,该体系包含了医院收费票据的类型。使用范畴。购买流程。领用流程。作废流程等。医院内部审计部门会对医院日常票据管理工作进行定期或不定期检查,确保其符合票据管理体系要求。
(二)注重票据的日常管理工作
为了保障医院票据管理工作能够按照所规定的要求运行,我院财务部门还针对票据购买。保管。核销等工作设置了专门的岗位,使医院票据管理工作更加规范。医院在购入票据之后,会经过专门的工作人员进行检查,确认合格之后入库保存,设立专门的登记账本用来登记所有收费票据的入库日期。抬头名称。购入厂家。起止号码。购买数量等,待所有内容登记完成之后由专门的工作人员将内容输入到计算机票据管理系统上。另外,所有收费票据都应按照种类进行储存。
二。如何加强住院收费处的内部管理
(一)票据领用登记
住院收费处领用收费票据,应统一由住院收费处的管理人员到财务部的票据仓库进行领取,住院处收费员工再从管理人员处领取所需的票据并自己保管,领用时应按照从小到大的顺序,领用人应当面确认并登记所领票据的名称。编号。领用日期。领用日期。领用人。收费员工每月最多只能领用一本票据,在领用之前,收费处管理人员应预先将待领票据的名称。编号等信息输入到计算机收费系统中,并按编号顺序进行发放。结账时,会自动生成使用过的票据汇总信息,报表上每次结账时使用票据上显示的初始编号必须与上次结账时票据上显示的末尾编号进行衔接,确保不发生断号或错号现象。票据管理专员负责核销已经使用完的票据编号,并将其输入到计算机票据管理系统中,自动进入下一本票据的使用。
(二)票据的使用管理
收费票据的使用是构成票据管理体系的关键部分,票据管理中所发生的问题大多数都是在使用过程中,因此在票据使用管理中,内部控制是最重要的环节。收费员应按照票据上的编号从小到大进行使用,在收费员使用票据的同时,计算机将会自动生成一个与票据编号相同的电脑编号,在使用票据的过程中收费人员要时刻查询电脑上的编号与票据上的编号是否相同,以便将错误在最快的时间内进行消除。如果票据上显示的编号与电脑编号不同,收费人员可以在收费系统的维护板块中对电脑编号进行修改,确保两个号码的一致性。遇到跳号的情况,收费人员应尽快查清楚跳号原因并在票据上进行说明,保证电脑编号也票据编号的一致性。
(三)住院预交款收据的使用管理
我院预交款所使用的收据为一式两份,第一份是作为收费人员的收款存根所用,另一份是作为病人的付款凭证所用。收费员将自己的员工账户及密码输入系统在系统上进行收费操作,收费时票据上会自动生成一个与票据编号相同的电脑编号,同时电脑也可以识别出已经使用过的票据编号,并自动核销,结算时两份存款收据需要全部回收进行确认,若发现预交款收据缺失,就需要提供收费人员及病人的身份证,并将复印件进行保存,补开预交款收据,将收据附在病人的结算票据之后用于后期的账务核对。对于一些不需要住院并要求退还预交款的病人,需经主管医师及病人同时在预交款收据正面进行签字后再将预交款收据进行回收,添附在退还至病人的收据后面作为退款凭证。若预交款票据丢失,病人必须提供身份证复印件进行存根,除此之外还应由医院相关管理人员签字确认后才可以正式退款。
(四)出院结算票据的使用管理
我院使用的结算票据为一式三份的,其中第一份是存根联,需要交给病案管理室放入病历袋中作为原始档案进行保存,第二份是数据联,供病人进行报销时使用,第三份是记账联,记账联需要与办理入院手续时生成的日报表共同送至财务部门进行审核。若病人办理出院手续时候需要退费,且是隔天进行退费的,需要提供完全的退费手续,将原始收据全部回收并注明退费事项产生的原因及金额,添附在重新生成的发票上。若病人的原始票据遗失,则必须提供相关正面资料并由医院管理人员签字确认后方可退费。若在办理出院手续当日需要退费的,收费员本人应直接把已结算票据作报废处理,报废时应确认是否三联齐全,并写明作废原因。
(五)建立激励制度
应由住院收费部管理人员来负责收费员票据管理过程中一切问题的跟踪,包括登记
错误。跳号漏号等,并将这些问题纳入到收费人员的绩效考核当中,与收费人员的奖金挂钩,通过这种奖惩制度来保障收费员能够严格按照票据管理系统进行工作。
三。结束语
经过长时间的实践,我院住院收费处账务不符。付款延迟。报表错误等情况呈现逐年下
降的趋势。票据管理实现了动态监控,一旦发现问题都有相应的应急预案指导解决,严格的内部控制制度使医院的票据管理工作得到了进一步规范,同时也使医院的财务管理工作进一步得到强化,有效推动了医院的可持续发展。
加强住院收费处财务票据管理的内部控制策略
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