在把握以上三条秘书挡驾的基本原则的前提下,我们主要可以运用以下九种基本的挡驾方式:

1.如实告知法。这是秘书挡驾工作中最常用的方式,主要针对领导有事,当日不能接见访客的情况。秘书将领导正在进行的活动大致告知来访者,请其予以谅解,并简单问清事由,留下联络方式,以便请示领导安排预约。如:“真是抱歉,李总现在正在开会,您可以留下通讯方式,我会及时向他反馈的。”秘书在把握领导日程安排的基础上,经领导应允后,可定下客人再访时间,取得客人同意方可达到挡驾目的。例如:“王经理今天事情较多,他问您周二上午9点是否可以?” 

2。 拖延法。当确定领导暂时不能见客人时,可以采取“拖”的方法来应对。比如: “我也很希望能给您安排,但赵经理近来公务繁忙,实在难以抽身,您最好与他进行书信联系”。除了婉拒式的处理方法,也可以采取接待式。面对欲冲进校长办公室商讨退休工资待遇问题的教师,在办公室值班的小孟同学礼貌地将其引入接待室,送上茶水,与其闲侃学校近期的变化,为正进行重要会议的领导争取了时间。

3.不违反规定法。面对前来请求赞助的客人,可以用无法改变公司的规定为借口来拒绝。比如作如下答复:“我们企业每年会给一些公司提供赞助,但是对企业数量和赞助金额都有限制,不能超过,你可以先将资料留下,我想经理下一年度很大可能会考虑赞助贵司。”

4.转移法。如果对方的事务无需直接面见领导,为减少领导的工作压力和干扰,秘书可以友善地对访客作出建议,合理分流,安排其他部门处理。比如,可以这样作出答复:“这件事由李主任处理更好,如果他不忙的话,您可以先和他谈谈,您看可以吗?” 若是进行电话挡驾,则可以直接和对方商量是否能为他转接能替他处理事务的部门。

5.平静法。如果客人情绪激动,秘书首先需要认真倾听,表示重视他们的要求并明白其重要性,让他们平静下来,恢复到正常沟通的状态,再采取正确的方法完成挡驾工作。

6。 牵引法。有些客人固执任性、胡搅蛮缠,不听任何解释,对于这种客人,秘书应该毫不妥协,镇定自若,不失礼貌地反复进行解释。同时,秘书要牵引他们接受自己提出的意见,让其觉得自己是站在他们的角度来考虑和提供帮助。

7.撤退法。如果客人进行威胁,秘书可以悄悄地告诉领导,或者给公司安保部门打电话,让他人应付,不要与客人发生直接冲突。

8.善意谎言法。这种方式针对领导明确告知不想接见,却硬上门求见的人。领导明明在办公室,但是秘书可以通过善意谎言告诉访客:“领导外出了,不知何时回来”或者“领导正在开会,无法会客”,以达到挡驾目的。

9.反向劝说法。此法适用于来访者与秘书或领导有亲友关系的情况,秘书以情义道理劝说对方,婉拒对方的来访。例如:小青的姐姐希望能借着小青的关系与其领导谈商业合作,小青婉拒道:“姐姐,我也很想帮忙,但公司规定不能违背,咱俩是亲姐妹,你得体谅我啊。”万经理的朋友王总来公司找他谈生意,但经理说今天下午有重要会议,无论谁来都不见。秘书小芳如实对王总解释后,王总不悦地问她:“我们这么好的朋友他怎么可能不见我呢?”小芳劝道:“王总您跟经理交情很深,就更应该理解他的难处。况且我是个柔弱女性,没拦下客人经理肯定要责骂我,您不会让我为难吧?”小青以姐妹情进行反向挡驾,小芳则以“朋友之间当相互理解”为突破点进行劝说,让本来欲凭借亲友关系方便来访的人反被此关系所挡,处理方式合理巧妙。小芳更是运用身为女性的性别优势进行请求,晓之以情,动之以理,情理兼备,成功挡驾。

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