1、选择最合适时间沟通

尽量选择相对安静、比较完整的时间段找领导沟通。例如,在某个公司出现过这样的局面：在部门经理要走进会议室的时候，某个部门的秘书拿着需要呈批的报告，急匆匆地汇报：王总，这个文件非常重要，情况是这样的……。

这样的情况，经理可能自己都需要在即将召开的会议上发言或汇报，他的注意力无法集中是不可避免的，不会有完整的思绪去考虑沟通的内容。所以沟通效果，当然大打折扣了，甚至会引起他们的反感。

尽量不要在领导休息时沟通，如午休、晚上睡眠时间、假期去沟通。如果领导休假了，但是又有很重的事情需要请示，这时候只能选择电话沟通了。必须把握“三分钟原则”[2]（P1）：在尽可能短的时间内用简短精确的言语表达清楚需要沟通的内容。在打电话之前组织好思路同时调整好语音语气。接通电话后，首先问好，紧接着报上自己的身份姓名，最重要的是必须得礼貌地问一句：“请问您现在说话方便吗？”这样，如果领导在开车，或者周围有别人不宜谈论公事，再或者正有更重要的事，他会告诉你这些情况，不会让大家在一个不合时宜的沟通的环境中进行沟通。若是遇到这些不方便沟通的情况，就抱歉地说：“不好意思打扰了，您大概什么时候方便，我再打电话给您。”

2、选择最合适方式沟通

重要的信息选择正式渠道沟通。如果选择比较正式的沟通渠道，上级领导会更加重视，引起关注，配以书面材料，会更有说服力。例如：秘书想请假一周，自费去参加一个提升进修班，在领导一起出差的路上提了一次，又在班车上的时候提了一次，都没有答复。后来回去重新梳理申请的理由，列出重要的纲要，并把手头工作交代清楚，而且打印成书面材料，到部门领导办公室去再沟通一次。过了几天假期就批了下来。

聚会，吵杂的班车，餐厅，环境难以控制，传递信息时没有保密性和约束力，更适于非正式的沟通，或聊天，不适合沟通重要信息。因为凡是重要的信息都不是一言两语可以讲清楚理由的，也不是领导立马可以给出“可以”或者“不可以”的回答，领导也需要和别的部门沟通商量。

所以，当秘书人员向领导汇报工作时，事先要选好恰当的时机，运用正确的方式。如安静的环境、完整的板块时间、愉悦的情境氛围。 

（三）使沟通过程行之有效的三点

在和领导沟通的过程中，作为秘书人员必须有清晰的思路，清楚沟通的目的以及简明流畅的语言表达，为了使得沟通目的更容易达到，必须做到以下三点： 

1、适度恭维

由于各人的素养、人生阅历不同，每个领导都有自己的领导风格。秘书就必须在平时细节中观察、总结、了解领导的品行特征，不管是控制型、务实型还是互动型领导，秘书都应该找到领导的优点和长处，给予真挚、诚实的恭维。这并“不是为了庸俗地迎合领导，而是为了运用心理学规律与领导进行沟通，以便更好地处理上下级关系，做好工作。” [3]（P1）例如：

近代的中国清朝时期的曾国藩与幕僚们也就是现在的下属秘书们谈论天下英雄豪杰，他说，彭玉麟与李鸿章都是有大才干的人，他比不上他们，虽然他可以夸奖自己，但是他却不喜欢这样奉承迎合官场的这一套。这时候，一位幕僚逢迎说：彭玉麟与李鸿章和曾国藩都各有特长。“彭公威猛，人不敢欺；李公精敏，人不能欺。”说到这里，停顿了，因为他不知道用怎样的话语来称赞曾国藩——他的顶头上司。但曾国藩并不放过他，继续追问“自己如何”？大家都找不到恰当的词语来赞美曾国藩，只好哑言无语。正在沉默之时，一个年轻人突然站出来说道：“曾帅仁德，人不忍欺！”众人拍手称快。曾国藩十分畅快，心中暗想：“此人大才，不可埋没。”[4]（P209—P210）