摘 要：秘书的管理职能，在当今秘书工作中所占比重越来越大，也越来越重要。不同职业环境下的秘书，其管理职能也存在一定的差异性。本文从机关秘书与企业秘书两大最具代表性的秘书行业入手，深入比较二者在管理职能上的相同点与不同点，并以此分析机关秘书与企业秘书在未来的管理工作中应如何互相学习借鉴，以促进秘书的专业化发展。 72351

毕业论文关键词：机关秘书 企业秘书 比较 管理职能 专业化发展

    秘书具有办理事务、协调关系、辅助决策等基本职能，不管是机关还是企业，秘书工作都是其正常运行的重要保证之一。且随着信息社会的不断发展，机关和企业的内部机构不断完善升级，行业之间的交流日趋频繁，各项工作环环紧扣，各种人事关系越来越复杂，大量的信息需要被处理，因此在企业亦或是机关的日常工作中，秘书的管理职能愈来愈被重视和需要，秘书在管理层中的作用和地位也愈来愈被人们所承认。

秘书的管理职能涉及机关和企业工作的许多方面。任何机关或企业，为保证其工作目标的顺利实现，都需要一套完备的管理体系，秘书正是该体系中的重要一环。而秘书的工作职能受其自身所在的层次以及所在的组织的性质和外部环境的影响。不同的工作环境对秘书的管理职能也有不同的需求，这就对秘书有了具备其行业特性的工作要求。以机关和企业两个最具代表性的组织为例 ，机关秘书和企业秘书在管理职能上既存在共性，又存在由于机关和企业性质等方面的不同而产生的差异性。

一、机关秘书和企业秘书管理职能上的共同性

机关秘书和企业秘书说到底都是秘书，虽处于不同工作环境中，其工作职能的根源相同。因此，机关秘书和企业秘书在管理职能上也存在共性。其共性体现在以下几个方面：

（一）管理对象上

机关秘书和企业秘书都可分为三类，上层领导，中层负责人，和下层员工。对于上层领导，秘书要负责其日常工作的规划、时间的安排，为领导提供工作所需的信息和资料，协助领导作出决策，对领导所布置工作及需下达的思想进行表述及传达和日常工作的处理等。对于中层负责人，秘书要协调好与其的关系，及时传达领导的思想及任务，做好沟通的枢纽，共同协作，完成工作。对于下层员工，秘书要妥善安排管理，适时安抚，并向领导反馈基层的工作情况。文献综述

（二）管理内容上

机关秘书和企业秘书都在管理职能的内容上存在着共同性，都涉及公文写作管理、档案事物管理、会议事务管理、财务帐目管理、信息资料管理、人力资源管理、宣传传播管理等方面 。

1．公文与信息资料的管理

公文写作管理，顾名思义，包括公文从起草到下达等一系列的过程，也是秘书人员的所必备的能力之一。这要求秘书具有卓越的文字组织能力、概括能力以及基本的应用文写作知识，不仅如此，作为秘书还要清楚领导及工作的需求，站在管理者的角度，清楚表达出领导的意思，措辞严谨，流畅易懂。并在决策成型的过程中，及时的向领导给予补充。除了写作公文，秘书还要对上级下发的公文，向下传达的公文，各方各面的公文进行及时准确的管理，推动领导决策的下达。公文写作管理的能力，是处于不同工作环境中的秘书，所共同需要具备的。

信息资料的管理是对信息进行收集、处理和反馈的过程。网络科技时代，每天都有各种各样的信息涌入我们的生活和工作，作为秘书，要对信息保持高度的敏锐度和洞察力，将收集信息作为一种工作习惯，根据领导和工作的需求，对于来自于各方各面的信息进行有针对性的的收集和筛检。收集出领导可能会需要的信息，进行处理，及时的为领导提供准确、全面、有价值的信息，以便于领导作出决策。在决策下达实施后，秘书也要继续对相关情况进行追踪，将决策所产生的效应及时反馈。无论在机关还是企业中，秘书对信息资料的管理能力都非常重要。