(二)辅助领导决策的资料更丰富

秘书被称为“办公室能手”，是领导的好助手，对领导的工作有很强的辅助性作用。因此，秘书需要收集领导需要的各项材料，并进行及时的处理、汇集，以便向领导提供满意的方案。那么在收集资料的同时，就用到了自动化办公技术。而老式、传统的书籍资料查询，既浪费了时间，又难以与时俱进。运用办公自动化技术，能够查询到最新的文档信息。同时秘书之间可以互相借鉴、帮助，提供资料，实现了资源共享，加强了他们的合作交流，节省了来回传递纸质文件的时间，又为下载资料减轻了不少的费用。

（三）会务安排更高效

    对于领导来说，一个秘书能否将会议进程安排的妥当、顺利是至关重要的。利用办公自动化进行会议安排，使得秘书不用离开工作岗位，就能够将会议的信息、提案在电脑上进行文字编辑、加工。比如，公司即将召开会议的时间、地点，有那些参会人员、主讲人员、主持人员，可以通过远程办公的方式，将会议具体信息传递给每一位即将参与会议的领导和公司人员。秘书也可以将领导的会议发言稿提前编辑出来，给领导一个准备时间，更加方便领导会议的顺利展开。时刻做一个有准备的人，更能得到领导的青睐。

    现代办公自动化的发展已经远远超过了我们预计的水平。在会议安排方面，我们更有了电话会议的开展。利用电话会议来代替来回跑开会，解决了身在异地的领导阶层在繁忙的时间段里，还要花费时间亲自出差的烦心事。这样既能够节省路途上来回奔波的时间，又减少了住宿、用餐等各项费用的开支，可谓是一举两得。文献综述

（四）存档保管更便利 

    文书档案是各企业、机关单位在日常工作、管理活动中形成的各种文件材料，它明确记录着企业单位的一切工作活动，因此在我国档案管理中也占了十分重要的位置。所以自古以来文书档案的归档和保密工作至关重要。传统化的秘书保存档案的时候，需要把他们收集的重要的档案资料进行整理存放在专门的库房中来保存。如果需要找一份档案，必须要翻阅纸质的目录记载，在档案柜中进行大批量的查找，复杂和麻烦程度由此可见。由于原始办公室档案材料多为纸质的文件，那么在保管的过程中，必须要经过多重保护措施，才能够在需要的时候派的上用场。社会日新月异，有了办公自动化，这些让人担忧的问题都得到了解决。企业的秘书人员可以直接使用电脑来接收文件，并且直截了当的进行文件编辑，以作传发使用，这样电子档案就能够完整的保存在计算机中，不会无故丢失了。秘书在查询领导所需要的资料时，只需要运用科技网络查询关键词进行搜索，就可以将文档及时调出来使用，既节省了查询所耗费的时间，又能够及时高效地为领导提供所需要的材料。

二、办公自动化在秘书工作中产生的问题

（一）办公自动化对文档的安全性和保密性造成隐患 

    现代办公自动化是将对办公有利的设备和计算机结合起来使用的，具有资源共享性，这无疑给政府和企业的保密工作带来了隐患。办公自动化系统能方便的把信息资料保存在计算机上以备使用，但其极有可能遭受黑客的攻击和侵害，导致电子文件中信息被恶意增删或修改，甚至企业内部机密也被盗取。秘书人员自身办事的一些疏忽也会造成重要文件的泄密。比如用过的打印纸，若不再需要，就会随手乱丢，就给他人提供了偷窃信息的机会。U盘插在电脑等移动设备上使用，可能会留下秘密的信息资料，在打印完之后，可能会忘记拔下U盘，这样再回头寻找的话机会就渺茫了。计算机用久了，出现问题是常有的事。若秘书人员不进行监管，就会导致企业的机密文件流失到不法分子手里进行敲诈威胁。办公室有的计算机、复印机是公用设备，其为了方便企业内部人员的使用，没有设置密码，就极有可能可能造成泄密。其外，企业领导的电子印章极易被复制，一旦被窃取，企业内部的运行就被打乱，并且造成诸多误会和矛盾。秘书在归档的同时，只强调电子的归档，而忽略了纸质的归档工作，其磁盘存储时间长，极易受湿度、温度的影响而被破坏，其安全性得不到保障。因此大力加强办公室材料的安全、保密工作是不可忽视的。