二 公文写作中结构要素运用的准确性

考虑到公文在处理公务中扮演的重要角色,其写作自然是有一套标准的,上文所提到的《条例》就是现在政机关公文写作所遵照的标准,它对公文写作做出了规范性指导。在实际工作中,结构要素准确、体式规范的公文对公务活动的有序进行有相当重要的作用。而不规范的公文不仅会影响正常的公务活动,还可能会对起草者及其所在机关或者部门造成麻烦。因此,在公文写作中,公文的结构要素也必须具备准确性的特点。

《条例》第九条指出:“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。[3]而在除了正文之外的所有结构要素中,标题是最具有代表性的、最能体现结构要素准确性的一部分,它本身又包含着三个有机联系的要素。这三要素分别是发文机关、事由和文种,合格的公文标题应该让人一看到就能明白它所要表现的意图是什么。

标题的三要素有各自的特点和注意事项,其中某一部分的不准确都有可能导致公文无法顺利发挥它的作用。

首先,发文机关一定要准确。根据《条例》规定,一般的公文标题都要求三要素齐全,标题中明确的发文机关可以使公文的办理更为方便。然而,发文机关有时是可以省略的,比如:《中华人民共和国令》,这个标题虽然并没有发文机关,但这并不影响它的作用以及权威性。要注意的是,发文机关可以省略但绝对不能随意简称,如:《XX市计委关于XX工作的通知》,其中“市计委”的简称就容易引起误会,会让人搞不清是“计划经济委员会”还是“计划生育委员会”,前者的简称应为“计经委”,后者的简称应为“计生委”,这两者工作内容差别巨大,一旦弄错了,或多或少都会引起一些不必要的麻烦。文献综述

第二,鉴于事由在公文标题中的重要地位,对于事由拟写也必须要准确。事由与公文的态度、观点、主张、要求息息相关。因此,事由的拟写必须要做到意思表达准确,而且语言也要简练。比如,一份某乡希望上级拨款新建一所办公楼的请示类公文,若将标题拟写成《XX乡人民政府关于请求新建政府办公楼的请示》,这样的事由拟写就不够准确,因为公文的本意是希望上级能够拨款资助他们,请求拨款这一最重要的部分在标题中完全没有体现,改为《XX乡人民政府关于请求拨款新建政府办公楼的请示》就妥当了。

第三,从公文文种的选用中也能看出准确性这一特点。每一种公文由于功能的不同,都有其不同的写作方式。因此,能根据行文目的、上下关系来准确选用文种进行公文写作就显得至关重要。如:《XX县人民政府关于要求农村公路路面改造工程资金补助的报告》,这个标题就是明显的文种错用,报告是用于向上级汇报工作的,而请示的作用则是向上级请求指示、批准,这份公文从目的上看是希望上级能批准他们的要求,所以使用请示才是准确的。

当然,除标题之外,其他要求相对比较固定的结构要素也是相当重要的,它们对公文能否顺利办理有着不小的影响。这里以主送机关与抄送机关为例,能否准确定位主送机关与抄送机关直接影响到公文的办理。

主送机关是负责处理、执行公文的机关,而抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的机关。以请示为例,像请示这种上行文一般只有一个主送机关,而且不应该抄送平级或下级机关。如《XX镇人民政府关于合并张畈村、黄土岗村两村的请示》,这份公文的主送机关应该是对此直接负责的县人民政府,抄送机关是工作上需要了解上级机关。如果抄送给下级机关,不仅会平白无故增加文件的印刷数量,增加其他机关的工作负担,还可能因为将来会出现的机构变动、人事变迁而引起一些不必要的混乱,不利于公务的办理。

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