史官出现于三代时期。夏商周三代为奴隶制社会，贵族阶层垄断学术文化，下层劳动者无法接触到官方文化。这时可供学习的图书多来源于档案文献编纂，教师也就是在朝任职的官员。政治和教育是合二为一的。清代史学家章学诚载：“抑今古史书，岂有外于文书档案，而为凿空之文者？……如此则五史所掌，安知汇而辑者之必无其人，略如后世之为撰著，而不必有专官邪？”[5](p64)三代之时，虽然没有设立专门负责文书和档案编纂的官员，但是编纂工作由保管档案的人员负责。这些官员基本为史官，即秘书。“文”与“档”边界混沌模糊，可以说这个时期的文书即同期的档案，档案即文书。秘书承担着文档编纂者的角色。商代甲骨档案的发现为我国古代档案的研究分析工作奠定了考据条件。同为奴隶制社会，商朝文化发展比夏朝有很大进步。商朝已经出现拥有较高知识的史官。甲骨刻辞中记载的史官被统称为“巫”和“史” 。作为“神权代言者和文化垄断者”[6](p18)，史官是文档的编纂者。

在史官的出现形成文书和档案的一体局面后，虽然随着社会制度更变——由奴隶制变为封建制，政治事务也渐渐复杂琐碎，那么文件与档案的不断增加是一种必然现象。但是这时二者的管理工作之间仍然是模糊交叉的，往往是由同一机构人员所承担。在制度稳定时期，文档编纂工作由史官负责。至唐代甲库机构的出现，从事文档工作的官吏的分级选拔促进了档案工作的制度化萌芽。而宋代，二者之间呈现出了比较清晰的界限。宋朝的档案工作制度相较唐代更为完善，设立了更为专门化的档案房，文书与档案工作分流。混沌统一的文书处理与档案管理工作随着政治机构与官员职责的演变与发展，由最初统一或二者相交叉开始呈现分离趋势，但这一时期文书与档案仍没有较大区分度，统治者重视利用档案修撰史书。社会稳定时期，档案作为历史发展的记载材料为统治者掌控，私人编纂史书不为制度所允许。这样秘书性质的史官在文档工作中承担着文档编纂者的角色。档案保管制度的逐渐成熟为史官修时提供了历史材料。汉代任兰台令的班固修《汉书》，秉着真实原则修史的司马迁，宋代司马光编《资治通鉴》……至清朝史学家章学诚，他们作为文档的编纂者，为我国文档工作作出巨大贡献，使得原始档案得以收集与保存，为后人所利用。同时他们的一些文档的编纂思想与方法非常具有开创性，为当代的档案编纂工作提供了启示。

（二）私人编书

我国古代征伐不断，在社会动荡时期，档案不再为统治者所控制，这就为私人编书创造了条件。例如春秋时期，动荡不安的社会给学术文化的传播创造了条件。原来被贵族所垄断的知识文化逐渐流传到民间，随着私学的兴起，也出现了私人编纂文献的情况。“孔子是私人从事档案文献编纂的开创者。”[7]（p19）孔子推崇西周的礼乐文化，在周王室衰微，礼崩乐坏后，积极搜集整理官学，编纂成《书》。此外，《春秋》、《仪礼》的成书可能都与孔子有关。孔子搜集史官记载的材料从事私人编纂，形成了较为系统的文档编纂思想，为后人提供了参考。从事编书修史的“民间秘书”自发搜集整理史料，有效减少了征伐时期文档的散失，延续了前期文档的编纂工作，并为特定时期的文档编纂作出巨大贡献，也为后人的档案研究和利用奠定了史料基础。

历史上像孔子这样的私人编纂文档现象并不多见，在文档模糊时期，文档编纂的主要承担者是史官。这一时期，史官和私人性质的秘书共同承担着文档编纂者的角色，对我国档案工作发展作出很大贡献的同时，也促进了学术文化的传播。