二 文档分离时期的双重角色论文网

上世纪二三十年代，在中国党处于长期的民族斗争的环境下，当时的档案工作由负责处理文书的秘书来负责，秘书处集中管理文件。此时文书和档案不再如混沌时期之概念，档案非文书，文书非档案。文书与档案区别主要在于时间，文书材料体现现时价值，档案体现历史价值。此时文书工作与档案工作已经分离，但是文书的处理与档案的管理均由秘书负责，同一秘书在文档的管理工作中承担着双重角色，一是文书的处理者，二是档案的管理者。同志在这一时期就担任过秘书。中华人民共和国成立初后，为了适应文档管理发展的需要，各级的机关迅速成立许多档案机构。但是我国档案管理缺乏经验，档案的管理体制出现诸多问题，例如没有规定归档工作隶属单位，因此同一秘书双重角色的现象仍然存在，也就是说文书工作与档案工作虽然已经分离，但是职责还是隶属同一部门。

尽管档案工作一波三折，遭受大跃进与文化大的破坏，但拨乱反正后，我国文书处理与档案管理彻底完全分离，职责各有所属。古代史官的工作一分为二：文书处理与档案管理，同时“史官”这一官职也分化成两种秘书，负责文书处理秘书和负责档案管理工作的秘书。与新民主主义时期不同，此时不是同一“秘书”承担两种“角色”，而是两类“秘书”分别承担上面提到的两种“角色”——文书的处理者与档案的管理者。

（一）文书的处理者

有关学者认为：文书工作是档案工作的前提与基础。[8](p208) 如果没有文书，具有保存价值的文件就无从谈起，那么档案也就不存在了。因此，文书部门的秘书所扮演的文档的管理工作中的文书处理者的角色是第一角色。

作为文书的处理者，秘书具备较高的文字功底，这是形成高质量文书的专业条件。当然有时候秘书负责收集相关材料供领导参考，这就要求秘书要具备信息检索能力及文件分类的相关知识。再者，“处理者”所担负的职责不仅是文书的撰写形成。秘书的文书工作要以宏观的视角俯视全局，一丝不苟地统筹每一个工作环节，确保衔接严密。叶彤提出，档案的质量高建立在高质量的公文与规范地处理公文基础之上。[9](p25) 规范处理公文是秘书的职责。公文的严谨性决定秘书人员必须要规范工作，必须严格遵循办文原则处理文书。文秘人员应不断提升自身素质，除了具备作为一个文书处理的工作人员的基本职业素养外， 还要有自我擅长的特殊的“知识层面、素质修养、技能品德、良好作风等各个方面”。[10](p243)“知识层面”与“技能品德”是做好工作的技能基础；“良好作风”和“素质修养”则是道德观的体现。作为文档的形成者，必须兼备品德和才华。面对庞大的信息数据，秘书必须具备高度耐心，认真负责地处理每个环节的工作。切不可草草了事进而影响下一个环节的工作质量。同时牢记公文的实效性，在适当时间准时将公文处理传达或发送。

（二）档案的管理者文献综述

文书的处理与档案的管理工作分属不同部门分离后，文书部门的的工作人员毫无疑问是被称作文字秘书，文书的撰发者。从历史的角度来看，古代文档混沌模糊时期，“文”与“档”等同，文档混沌时期的档案工作由史官负责，即现代的秘书。随着现当代档案管理工作分离出文书的处理工作，古代负责文档工作的的“史官”一职分化成了两类秘书，因此档案机构的档案管理人员也是秘书。这里的秘书是档案的管理者。