（二）外语运用能力

外语运用能力是外企秘书必备的专业素质。目前，相对性评价外语的掌握水平已经逐渐淡出人们的视野，在外资企业里，外语的实际运用能力，比如口语表达、书面写作，越来越多地被看中、认可和注重。作为外企秘书从业人员，在学习和运用外语的过程中，首先得“入乡随俗”，必须掌握他们的规则，了解他们的“方言”特点甚至风俗习惯。遵守外语的规则，是与他人进行理解和正常交际的基础。一般人以为只要懂得和遵守外语自身的逻辑形式系统以及拥有外语思维便可。事实证明并不是这样，按照规则进行外语交际时不能达到理想的效果，交际中蕴含的方面很多，而规则只是基础。因为外语运用是一种多层次的行为，所以，要想“入乡随俗”，就得同时在多个层次上遵守相应的规则。根据李厥云是研究，说好外语需要遵循三个层次规则，主要有：语法层次规则、语境层次规则以及情境层次规则，这三个方面是相互联系的，是一个整体。外企秘书必须掌握其中的关系才能运用的似水流云。因此，不难看出，真正的外语运用，是在语法、语篇和情景这三个层次上同时都能体现的运用，外语运用能力也就是在这三个层次上同时熟练运作的能力。

带有“中国式英语”交流是日常生活中常见的一种形式，它往往会带来不必要的麻烦，甚至会影响企业自身形象。比如“Good good study, Day day up”这一句话，在国内国人之间交流时，以开玩笑形式加以运用，人们一笑了之。但是，对于经常需要与其它国家人员打交道的外企秘书来说，一旦在与他人交流中使用了这句话，就会被认为不入流（主要是语法），在态度上会被对方误解，进而影响外企身的形象。所以“入乡随俗”地使用外语显得非常有必要。在各类合同文本中，标准语法结构的使用，更容易让对方看到企业的业务水平，更有利于倾向性合作。在与他人交流过程中，流利的口语也是外企秘书的最基本的技能之一，现实生活中，一些人与人的误解往往就因发音不准而引起。因此，进行有效沟通必须以标准的口语发音为基础。

（三）中外文文书写作能力

以文字为基本原素的文本，其最大优点就是在信息交流过程中能够突破时空界限，在开放视野下，依托现代网络技术，可以瞬间到达世界的每一个角落。文本写作是秘书的一项基本工作技能。作为外向型或“三资”企业领导人的得力助手，在经济领域尤其在外贸领域中发挥着重要作用。就外企秘书来说，具备文书写作能力，包括了两个方面，一是中文文书写作能力，二是外文文书写作能力。在外企秘书日常工作中，记录口述、书信膳写、翻译文本、撰写函信、草拟合同等是他们的重要职责的一部分，这些工作都需要秘书具备良好的文书写作能力。

良好的文书写作能力主要体现在语法、逻辑、修辞、以及写作规律的掌握。文书写作面向各个方向，包括公司内部各部门之间、个人与领导之间、企业与企业之间等等，每个方面的写作要求也各不相同，各有其特色和要求。企业与企业之间的文本交流应该简洁明了，无二意。在交流中，一旦出现一词两意，常常会引起不同理解和解读，甚至引发冲突，带来不堪设想的后果。良好的文书写作能力还需要注意把握中文写作和外文写作在表达方式和用词造句方面的差异。相比较而言，中文比起其它语言，有时有的词汇较为深奥，同一个词在不同语境下经常会有不同的意思表达，尤其在书写合作协议时一定要用词准确，以免利益受损。对于外文写作需要了解外国的用语习惯、书写形式等规格。因此，外企秘书必须较全面了解和掌握多种语言文书的不同写作技巧和文笔风格。简单来讲，就是书面语言要讲究文采和艺术性，工整且精炼，因为这样既可以体现秘书本身的职业素质，也可以提高企业的整体外在形象。