1。准确。为了能让每个环节都不出差错，秘书人员在处理公文的时候就要做到准确无误。收文、登记、分送要准确，做到不错收、不错送；办文、拟办，预案、转办、催办要准确，做到能够准确地领会领导的意图，不疏漏、不延时。[4]作为文案工作的要求，不仅要包括文案本身是正确无误的还要保证在文案传达处理的各个过程都是无误的，正确的。某县下发一个收购农副产品的文件，把“冬种作物不在收购之类”错写成“各种作物不在收购之列”，一字之差，就会造成不同的结果。所以，文书的准确性很重要。

2。精简。秘书人员要尽可能地控制文案的数量，克服形式主义和文牍主义。公文是行政工作中必不可少的工具，更是秘书工作中基本的要务，但它也有着它自己的毛病。文案写作时，文字篇幅过多，不仅没有一点好处，还存在着危害害，让各级领导干部陷入文字的山洞中，无法了解它想表达的真正含义，也无法联系实际，联系群众，真正地完成文案所要求的事务。公文的写作不是像诗人写诗歌、作家写作那般，运用太多华丽的辞藻去修饰和复杂的形容词去限制，而是要简洁明了地写出老总的指令和操作的流程及要求就可以了。秘书人员在进行公文写作时必须坚持精简高效的原则。[5]

3。严谨。公文语言的运用十分严谨，需要用庄重的表达方式。公文写作与文学语言有很大的不同，秘书人员在撰写公文的时候，态度一定要端正，要将上司交代的事情完完整整，妥妥当当地用准确的语言表达出来。

(二) 秘书口头语言艺术论文网

因为秘书人员的工作会接触到各种各样的人，所以需要具备一定的优秀的口头表达能力。具备过硬的口头语言艺术，则是对秘书更高层次的要求。秘书口头语言需要注意以下几点：

1。发音准确，字正腔圆。秘书人员每天要面对各种各样的服务对象，有领导，有群众，有本地人，有外地人，所以，秘书人员要使用标准的普通话，以免在工作中造成障碍，影响交流。在此基础上，还要吐字清晰，讲求用语规范。例如某单位一位负责上传下达的男秘书普通话不标准，带口音，经常“上”（shang）和“下”（xia）不分，每次上面说要开会，他到办公室通知大家的时候，大家都分不清他到底说的是“上午”还是“下午”，经常会闹笑话。办公室常常因为这种“耳误”，耽误了开会时间，给工作造成了不必要的麻烦。

2。中心突出，目的明确。秘书要有过硬的“嘴上功夫”，说话时要简洁干练，中心突出，不要含含糊糊，吞吞吐吐，在句式、语序和词语的选择上力求准确。当秘书要传达的信息比较紧急、重大，而且需要对方第一时间接受并做出回应时，秘书在表达时就不应该拐弯抹角，考虑对方情绪等而应直奔主题，说出自己的目的和传达的命令。如总经理让秘书通知各部门经理召开紧急会议时，秘书就应该说：“×经理，××时在××会议室召开会议，主题是××××，希望您务必准时参加，不能缺席。收到消息必须立刻做出回复。”如果没有收到所有与会者的消息，秘书人员还应该及时电话联系再次通知。[7]

3。语气温和，富有感情。秘书需要在接待工作中与客人交谈，或者代表领导进行发言，这时候需要秘书人员说话时要注意态度和表情。小李是某公司的总经理助理，她的组织能力和行动能力都非常出色，上司交代的工作也都能出色地完成，但是她每次说话都很尖细，比较刺耳。在公司内部竞聘中，最终落选。