4。说话得体，符合身份。秘书人员身处社会组织中枢或领导者身边，有时代表领导或者组织处理一些问题。这种时候，秘书说话就要得体，注意分寸。在不同的场合说不同的内容，对不同的对象也要采用不同的说话语气和方式。[8] 秘书在接待客户来访时，如果是一般的普通客户，那么秘书就应该按照惯例，询问他是否预约，如果没有就要打电话咨询或者不允许对方进入；如果有就要登记来访者信息，茶水招待，带他到与他会面的人的办公室。但是如果这个客户是公司经常联系的客户，秘书如果还是用这样的语言方式来接待这位客户，对方就可能心里感到不舒服，会认为你不欢迎他，没有把他当做重要的人或者重要的合作伙伴对待，可能会在他的心中留下一个不好的印象，更严重的还会引起双方交流的冲突，从而使公司失去一个合作商。

三、秘书工作的沟通过程

沟通，古时的意思为开沟使两水相通。如《左传·哀公九年》中：“秋，吴城祁，沟通江淮。”[9]在当代，原来是指个体与个体、群体之间的信息传递、信息交流和信息共享的过程。现在被广泛用来指“人们共享信息、思想以及情感的任何过程。”[10]

（一）秘书沟通的原则文献综述

人与人之间的沟通交流每时每刻都在发生，但是不得不承认，并不是所有的人际沟通都是成功的，否则世界上也不会有那么多的误会、误解，也不会有流言蜚语漫天飞的现象了。所以，增强人际沟通的有效性必须把握几个重要原则：1。不卑不亢。秘书工作既是一项幕后工作，又是最接近领导层，内部资讯第一时间得知的工作，秘书的意见对领导具有很高的参考价值，他们的工作成绩也最容易被领导看在眼里，晋升也比别人快一些。就是因为秘书处于这特殊的地位，所以在人际沟通的过程中必须保持一个端正的态度，努力塑造一种“不卑不亢，宠辱不惊，气定神闲”的人生修养。2。诚实守信。诚信是中华民族的优良传统。在现实生活中，会帮自己赢得利润的人往往没有一个诚实守信的合作商来的重要，尤其在商业领域，诚信更是起到至关重要的作用。无论你实力多么强大，财力多么雄厚，只要想继续发展下去，就必须信用当先。3。内外有别。对于秘书来说，在组织内部要起到中介、枢纽作用，从纵向看，它是组织中决策层和执行层的中介，是联系领导和执行人员的纽带；从横向来看，它是组织中各层级内部沟通的中介。秘书在工作中，经常要和素未谋面的客户进行交谈和沟通。虽然我们强调人与人沟通要诚实守信，不卑不亢，但是从工作的角度出发，秘书在对内、对外的人际沟通中，还是应该本着内外有别的原则。4。实事求是。实事求作为人际关系的基础，也是做人的具体表现。作为一个秘书工作者，在沟通中扮演着上传下达的重要角色，所以，对于秘书而言，实事求是是其工作最起码的要求。如果在日常生活中遇到棘手或者比较复杂的问题，就应该本着严谨认真的态度，仔细进行调查研究，弄清事情的来龙去脉。5。察言观色。在沟通的过程中，必须有一颗敏锐的心，还要有一双善于发现的眼睛，从言谈、表情、动作等细小的事物中去推敲对方的心理、情绪和思想。6。赞美原则。赞美是改善人际关系的一种常用的方法，赞美对方可以使人感受到自己在你心中的重要性，感受到自己对于对方是有非常大的价值的。作为秘书人员，千万不能养成瞎抬、乱捧的习惯。所有的赞美之词一定要发自肺腑的，做到真心待人，实事求是。如果做的太过就会给对方留下油嘴滑舌的坏印象。