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秘书活动是伴随着领导产生的。追溯到几千年前，国家形成之初，统治者为了更有效地统治、管理国家及政务，设立一系列的机构和组织辅助自己。每个朝代都有管理国家资料、处理国家事务的专职人员，由专门的官员去整理、保管、修编国家的版籍、地图、律令、族谱等重要得的档案和文书，保证国家稳定、有秩序地运行。或许他们的称呼不同，但其本质并没有改变，所负责的事情也大同小异。
《全唐文·张说文集》中有涉及上官婉儿曾单独任职女史、女尚书。作为中国历史上第一个王朝夏朝，秘书工作也是在夏朝开始萌芽。夏朝设有太史令，《吕氏春秋·先识览·先识》记载：“夏桀荒淫无道，太史令终古出其图法进行劝谏，无效，即弃而奔商。”[5]（p955）太史令主要的职责是保管国家典章、图法。到了商朝，官职增多，有政务官、事务官、史官、武职官等等，其中史官主要从事秘书工作，担负着制作国王策命，记录国家大事，撰拟和管理策令、典册等重任。西周时，太史寮这样的综合性秘书机构成形，由太史、小史、内史、外史、御史五史构成，各个部分分工合作，各司其职，提高工作的质量和效率，保障秘书工作的有序进行。
秦、汉建立了三公九卿官僚机构，丞相“掌丞天子，助理万机，”出谋献策的职权表现为秘书性的工作。御史大夫作为最高秘书官职，类似于现在的秘书长，《汉书·百官公卿表》载：“御史大夫，秦官，位上卿，银印青绶，掌副丞相。有两丞，秩千石。一曰中丞，在殿中兰台，掌图籍秘书”[6]（p724\725）。而九卿中有负责会务的太常、出行的太仆、后勤的少府等等。汉武帝时为削弱相权，出现了内朝、外朝官制。皇帝的秘书机构以内朝尚书台为主，《后汉书·李固传》:“今陛下之有尚书，犹天下有北斗也。尚书出纳王命，赋政四海，权尊势重，责之所归。”[7](p2076)尚书之权日重，已成为事实上的宰相。其他秘书官职有太史令，掌天文、历法、撰史，汉武帝时期的司马迁就曾担任过这个职务。女史记录帝王的生活起居。宦官秘书有中常侍，于皇帝左右，传达诏令、掌管纪要文件等。中书令协助皇帝处理宫廷事务，司马迁在后来因李陵案而受宫刑，因为才学担任过这一职务，也因此成为中国历史上第一位中书令。魏晋南北朝时，设中书省代替尚书令掌管机密要件，撰写文书诏令，记录朝廷大事。
唐延隋制，秘书机构分置于中书、门下、尚书三省内，他们的职能归纳为“中书出令、门下审议、尚书执行”。即中书省负责起草制诏，辅助决策；中书舍人作为中书省内最主要的秘书官,“掌侍进奏，参议表章。凡诏旨制敕，玺书册命，皆起草进画；”[8](p12110虽然上官婉儿在圣历之后没有明确担任某种官职，但做着中书舍人的工作，有“内舍人”之称。门下省负责审议各种文书，呈皇帝批准；由上官婉儿劝中宗置的修文馆（又称弘文馆、昭文馆）就隶属门下省，其职责在于“掌详正图籍，教授生徒。朝廷制度沿革，礼仪轻重，皆参议焉”[8](p1209)。尚书省负责处理、落实诏令。唐朝还设立翰林院，翰林作为文人集中之处，他们的职责主要是受皇帝宣召，起草重要的制诏。《旧唐书》职官志记载：武德、贞观时，有温大雅、魏征……。永徽后，有许敬宗、上官仪，皆召入禁中驱使，未有名目。……天后时，苏道、韦承庆，皆待诏禁中，中宗时，上官昭容独当书诏之任。上列诸人，均为朝廷重臣，一代文宗。与之相比，上官婉儿以一人之力，批复四方的表奏和草拟朝廷的政令，其政治才干和文学修养由此可见一斑。在以上翰林院任职的人员中我们又发现了这位也是唯一一位熟悉的女性身影——上官婉儿。