企业办公信息管理系统的设计与实施+ER图+需求分析(3)
1.1 系统开发背景
我们知道，未来的世界是高度信息化的世界，谁掌握高科技，谁拥有的信息更多，谁就能够在激烈的市场竞争中立于不败之地。作为企业来说，要想在这样激烈的环境中生存、发展并壮大，就必须把握住市场的脉搏，同时迅速调整自身的生产经营战略，以适应不断变化的市场。当今，信息科技不再只是提高效率的工具（即代替手工作业），而是正在塑造未来的企业运作的模式，它真正的优势是在于重建扩展业务与组织的关系，增强组织能力。为了实现企业竞争力和企业的整体效益，走企业全面信息化的道路势在必行。当然，进行企业信息化建设目前还面临着一些问题，首当其冲的就是管理模式的变革[1]。
企业办公信息管理系统是在20世纪70年代中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的问题而发展起来的一门综合性技术。其基本任务是利用国家的先进的计算机及网络技术使人们可以利用各种设备来处理一部分办公业务，提高人们对办公业务的处理效率和质量，达到提高工作效率，方便管理和决策的目的，从而达到办公自动化。办公自动化的知识领域又覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，并且办公自动化体现了多学科的相互交叉、相互渗透性，所以办公自动化的应用是企业管理现代化的标志之一。
办公自动化的出现，使得传统的机关事务型办公业务中的劳动力就业比率结构发生了变化，据美国劳动统计局1998年的一项统计，美国四大产业的劳动力比率约为：信息产业占50%以上，服务业占30%、工业占13%、农业占2%，因此办公自动化的应用将会得到进一步发展。办公自动化在70 年代末80 年代初才开始进入到我国，到现在己有近30 年的发展历史，随着我国国民经济和社会发展的快速进步，和其他应用软件一样，办公自动化系统在我国的发展基本上与国际先进水平保持一致，现在己经发展到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。
随着办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也在不断地丰富和发展。第一代的管理系统是在80 年代发展起来， 而在80 年代末期和90 年代初期兴盛的，它指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。第二代的管理系统是在90 年代中期发展壮大起来的，主要是指用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑对人事、财务等进行管理。到21 世纪之后，第三代的管理系统逐渐占据了主导地位，它的基本特点是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。
第三代办公自动化是以知识管理为核心，它以企业网络和信息、系统为基础，帮助企业发现和组织已经获取的信息，定位于拥有专门技能的人，通过协作和企业培训传递这些知识，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，让整个组织能有效利用知识，建立知识门户和快速响应系统，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变并因此提高企业的运作效率。通俗地讲, 知识管理是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误和重复工作，它关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。
传统管理模式是按职能展开的，其组织结构是机械性结构，纵向分层次，横向分部门，是一个受限由上而下的信息网络，也就是典型的金字塔结构。每个层次是一个权利等级，每个职能部门是一个封闭的独立王国。这种组织结构使企业的内部信息采集、处理和传递成为分散的、重复的有时甚至是矛盾的。而软件的系统设计中强调，数据流要连贯性、一致性和闭环性，尽量避免人为数据和落地点，只有这样，才能保证数据的可靠性、科学性。