（二）作为言语交际单元的表述

言语体裁的基本单元——表述具有什么特点呢？巴赫金指出，它的结构特征有三：其一，不同的言语交际主体的替换会产生边界；其二，表述具有完成性；其三，个人表述普遍与他人表述存有关联性。从中可以提炼出三个具有启发意义的要点：其一，“言语主体的交替”催生了每一个具体的表述，并且具有引出他人应答的力量；其二，表述的完成性具有三个层次的涵义，即对于物体的充分指示性（客观因素）、以说者的意图来衡量表述的完成性（主观因素）以及典型的布局体裁形式（话语体裁）；其三，表述天然地带有说者的评价、态度等[5](p161)。

二 言语体裁对文秘交际活动的指导意义

   （一）文秘交际活动的特点来自优O尔P论R文T网WWw.YoueRw.com 加QQ7520`18766

无论是与领导还是同事，内部职能部门还是大众媒介乃至政府部门，文秘的沟通交流对信息的有效传达、政策的合理实施都起着关键作用，因而对文秘交际活动的特殊要求是企事业单位、政府机关工作环境下的必然选择，文秘不可能也不应该脱离这个大的环境。

    那么，文秘交际活动的特点是什么呢？笔者翻阅巴赫金的文集，发现他所强调的话语的交流性、对话性和思想性恰恰也是社会交际的特性。而对于文秘日常的交际活动来说，笔者认为上述三个特性可以归纳为以下观点：在文秘言语交际过程中，言语主体的主要意图决定着交际中体裁范例的使用，同时，文秘广泛的交际领域也决定了其言语交际的特殊性质，这些都意味着交际中的一方不仅要向另一方传递信息，而且还力求对其产生最大影响。可以说，文秘的言语交际通常都带有一定的目的性和指向性，例如：文秘撰写商函进行业务交流时，往往追求的是内容的简洁严谨、清晰明确而非一味铺设辞藻、讲究文采，这是因为能否有效协调工作关系决定着企业销售业绩的好与坏，而商函恰是协调工作关系的重要手段，所以文秘撰写商函应力求简洁明了、不拖泥带水。

不难看出，文秘交际活动的特点和表述自身所具备的某些结构性特征不谋而合，这就说明，言语体裁理论中的表述特性对文秘交际活动有一定的启发意义。

   （二）表述特性对文秘交际活动的启发

在言语体裁理论看来，表述代表着个人乃至群体不同的观念和立场。当说话人将自己的观点融入语言并形成自身的言语风格时，语言才会变为说者自身的言语。这就提醒我们，说话的艺术在很大程度上就意味着创造出体现自己的看法和意向的体裁模式，从而帮助人们进行更加规范有效的人际交流。同时，说者也要注意和听者进行积极的互动，以求获得有效信息，最终争取最大的利益。

许多通晓多国语言的秘书往往在某些交际场合发现自己变得手足无措，这正是由于他们没有真正掌握文秘所必须的体裁形式。例如有的文秘擅长作工作汇报，并能合理安排领导日程，还能就某些公司的内部情况发表自己中肯的见解，可在日常事务交际时却往往显得不太灵活，问题的症结不在于词汇量的多少或是言语风格的差异，而在于他们往往不太擅于运用社会交际的各种体裁，且对文秘的特定表述缺乏足够的了解，以致不能迅速自然、准确无误地把自己的言语落实到一定的体式之下；还在于不会抓住机会插话，不能正确地开始和结束[6](p164)。又例如，我们常说的“官话”，其实恰恰是一种已经相当规范和严肃的体裁形式，其间的起承转合以及说话人不失时机地引入自己见解的方式都具有一定程度的示范作用。而在日常事务交际中，文秘也可以通过对不同领域言语体裁的混用来达到期望的效果，如以语调的不同来表示自己的不同期许等。