既然表述的特性要求文秘掌握规范的交际模式,那么结合文秘交际活动的特点,文秘专业的学生又该从哪里入手呢?

笔者认为,这里可以借鉴表述的三个重要的结构特征:一是话语主体的更迭,它规定了话轮的边界,本身意味着话轮的结束,因此对听者有需要回应的要求。而对于文秘来说,对说者的及时反馈是十分必要的,这样才能够在下一个话轮中尽快占有有利地位。论文网

完成性是表述的第二个结构特征。其中最关键的就是尽量在与对话人交流中获取有益的信息,从而为传达自己的思想并使之成为现实做好准备。另一个准备就是话语体裁:从哪里切入、从哪里引申,何时插话、何时完结,都需要一定的话语体裁储备。这就要求文秘专业学生多进行实习工作,尽快融入交际环境,以便在潜移默化中掌握这种话语体裁。

第三个特征最能体现文秘交际的特性,也是社会交际的重点,那就是每一种表述都不可避免的带有说者的情态,即说者带有一定的目的性并力争对听者产生最大影响。文秘工作具有辅助性和从属性,如果需要对听者施加影响则会更多体现在对决策者的补充和引导上。

但是,在具体的交际活动中,各种交际变体可谓是千变万化、难以估量,那么,在这种情况下,文秘又应该如何利用表述的特性来获取语言交际中的关键信息,从而快速有效地反应以完美处理事务工作呢?为此,笔者将结合言语体裁的表述特性对以下两个案例进行剖析:

例一:来自美国辛辛那提大学秘书系教授乔治·瓦格纳所提供的的一个经典的范例——某董事长收到一封来自长期业务往来的经销商的无理商函,该函的内容让董事长大为光火,于是,董事长把自己的贴身文秘叫来,要他迅速按照自己的意愿回复该信,大意是:这封无理的信函真是出人意料,虽然我们曾有过长期的生意合作,但我想我们的这种关系也只能在这里终止了,另外,鉴于信中的态度,我准备公开此事。他要贴身文秘依据以上内容,迅速给对方回复。那么,文秘对此应采取何种措施呢?

这里提供了四种方案:

A。文秘立刻照办去回复信函。

B。文秘把这封信压下来。

C。文秘向董事长建议,不要为了一时意气,得罪有长期生意往来的经销商,让董事长好好考虑一下。

D。过一段时间后,等董事长冷静下来,再让他重新过目已经打印好的信件,并请示是否可以寄出。

最后,乔治·瓦格纳教授给出了答案,在这四种选择中,最恰当的做法是 D[8](p16)。

笔者认为,在这个案例中,贴身文秘面对的是如何应对上司非理智思考下的决策问题。如果从言语体裁理论的角度来看,文秘要迅速对董事长的决策进行反馈,具体步骤就是从整体上对董事长的决策进行全面的把握和理解,找出董事长决策中突出、强调的部分,在上述案例的背景下,贴身文秘可从两方面考虑上司做出的这种决定——一是董事长本来就有和经销商终止合作关系的想法,而这次正好是个合适的时机;二是董事长还想和经销商继续合作,只不过是碍于面子,一气之下做出这样的决定。关键在于,董事长究竟想得到何种回应,笔者认为这一点取决于经销商对其的影响力。在这种情况下,文秘要注意如何传达自己的看法,从而协助领导进行决策,如果是有过多年工作经验的文秘就会留给董事长足够的时间,让董事长在事后冷静思索,然后再去请示,这时,如果现实情况符合第一种可能性,那么董事长应该就会做出肯定的答复;如果出现的是第二种可能的情况,董事长则会相应地做出否定的答复。这样的做法也就能有效避免对上司意图的盲目揣测所带来的问题。文献综述

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