例如，某事业单位的秘书在工作时，突然来了一位来访者，当时没有事先预约，却非要见某位领导，领导此时又不在，来访者情绪十分不好，这位秘书应先稳定对方的情绪，不要和其发生正面冲突，并尽自己所能去帮助来访者解决问题。态度谦和，文明礼貌，这是秘书人员应有的素养。

在物品上的准备，就特别考验秘书是否细心。例如某次接待会议中，投影仪突然坏了，秘书也找不到维修师傅，自己也不会简单维修，整个会议厅都大眼瞪小眼，这样的接待礼仪是完全不可以的，在接待前多次检查机器，确保万无一失，并且秘书作为领导的助手，要能熟练地使用办公软件及相关设备，以防突发情况的发生，当着来访者的面，犯这种低级错误是非常失礼的，会让客人觉得轻慢、不受尊重。

与此同时，秘书还可以对来访者的生平多做些了解，当接待来访者时，往往一个小小的举动，就会让来访者留下深刻的印象，甚至让来访者倍感亲切。比如二十世纪末，俄罗斯总统叶利钦首次进行访华，当叶利钦的专机降落时，按照我国外交礼仪，同志在驻华大使的陪同下登上飞机，同俄罗斯总统握手，并用俄语进行交流，叶利钦听后很高兴，表示第一次来到中国，遇见的第一位官员就与我用俄语交流，十分亲切，这象征着此次访华一定圆满成功。当结束国事后，同志在餐桌上招待俄罗斯总统时，用俄语亲切地称呼其“鲍利斯”，叶利钦听后十分开心，原来这是他的小名，对于这一小小举动十分激动，表示中国人民十分热情，对于此次访华十分满意，此次的访问也取得了丰硕的成果。这说明接待前要做好充足的准备，往往在接待时一个小小的举动，能够给来访者留下了良好的第一印象，让事情完成得更加顺利。

   （二）接待时的基本礼仪

    1。接待客人的基本礼仪 文献综述

接待客人时，无论来访者身份地位如何，秘书人员都需做到公平和礼貌，面带微笑，热情周到地介绍每一位来访者。

    按介绍顺序应该是：把男士介绍给女士，如果女士不想主动握手，双方可点头示意；把职位低的引见给职位高的，把晚辈介绍给长辈。当秘书人员向双方引见时，除了介绍姓名，还可以连同对方的职位一起简单作介绍。在向他人介绍时，不可用手指指向对方，这是不礼貌的行为，不符合接待礼仪，而应有礼貌地以手掌示意。特别注意的是，秘书人员在跟对方介绍时，一定要先介绍领导，不可抢在领导前介绍自己，也不可在对方领导前过分的表现自己。